O processo de documentos é responsável pelo controle das notas fiscais recebidas dos fornecedores de um contrato, através deste processo será realizada também a integração com diversos processos em outros módulos do sistema, como contas a pagar, tributos e etc.
A inserção de documentos poderá ser realizada após a liberação da medição, este processo será utilizado para realizar o lançamento das notas fiscais físicas recebidas dos fornecedores do contrato, ou seja, será realizada a baixa da medição cadastrada anteriormente e o vínculo do documento recebido pelo fornecedor, onde os valores poderão ser confrontados e validados.
Uma medição pode estar vinculada integralmente a uma nota fiscal ou parcialmente a vários documentos. Uma nota fiscal deve obrigatoriamente estar vinculada a apenas uma medição, não sendo possível lançar documentos para um contrato sem vínculo a medição e nem vincular mais de uma medição a um mesmo documento.
Para lançar um documento, é necessário primeiramente selecionar um código de ação, este código irá definir com quais módulos/processos do sistema a nota fiscal será integrada, sendo possível integrar com os seguintes módulos:
- Administração de Obras: Ao utilizar esta opção, quando a NF for gravada, será integrada com o custo realizado do orçamento, sendo que ao concluir o lançamento do documento, será apresentada uma tela para validar ou realizar as apropriações dos itens no orçamento.
- Financeiro: Ao utilizar esta opção, o sistema irá integrar a nota fiscal cadastrada com o processo de contas a pagar do módulo Financeiro, permitindo assim, realizar os devidos pagamentos para o documento. Esta integração será realizada apenas após gravado o documento se o botão 'Gerar Cpag/TRF' for selecionado.
- Contabilidade: Ao utilizar esta opção o sistema irá integrar a nota fiscal com o contas a pagar do módulo Financeiro e através dele realizar a integração com a Contabilidade. Esta integração será realizada apenas após gravado o documento se o botão 'Gerar Cpag/TRF' for selecionado.
- Tributos: Ao utilizar esta opção o sistema irá integrar a nota fiscal com o processo de entrada de documentos do módulo de Materiais e através dele realizar a integração com o Tributos. Esta integração será realizada apenas após gravado o documento se o botão 'Gerar Cpag/TRF' for selecionado.
- Patrimônio: Ao utilizar esta opção o sistema irá integrar a nota fiscal com o processo de entrada de documentos do módulo de Materiais e através dele realizar a integração com o Patrimônio. Esta integração será realizada apenas após gravado o documento se o botão 'Gerar Cpag/TRF' for selecionado.
Ao cadastrar o documento, todas as informações fiscais serão preenchidas manualmente de acordo com o documento físico e as informações dos itens da nota serão baixados integral ou parcialmente da medição. As retenções, descontos, adiantamentos e impostos também serão calculados de acordo com o que foi preenchido na medição e o valor total da nota, sendo que para alguns casos será possível ajustar os valores.
