Antes da emissão da RAIS magnética é necessário realizar as seguintes configurações:
- Informar o responsável pelas informações que estão sendo declaradas no arquivo magnético para o sistema de Folha de Pagamento. No módulo Global, acessar o cadastro de Agentes / Organização / Responsáveis, conforme imagem a seguir:
- Para identificar qual tipo de colaborador deverá ser gerado no arquivo da RAIS, o usuário deverá selecionar a opção “Considera tipo para emissão?”, disponível no cadastro de tipo de colaborador (Folha de Pagamento / Cadastros / Tabelas Auxiliares / Tipo / Colaborador), conforme imagem a seguir:
- Para que os colaboradores rescindidos sejam listados no arquivo magnético, todas as causas de rescisão deverão estar preenchidas com as causas RAIS correspondentes (Folha de Pagamento / Cadastros / Tabelas Auxiliares / Causa de Rescisão), conforme imagem a seguir:
- As informações referentes ao número de competências para Banco de Horas, Dissídio Coletivo e Gratificação devem ser preenchidas diretamente na rescisão do colaborador. Para rescisões antigas, a manutenção das informações pode ser feita acessando a rescisão pelo cadastro do colaborador (Colaborador / Contrato / Rescisão), conforme imagem a seguir:
- Especificar o tipo de Tomador de Serviços para cada filial. No módulo Folha de Pagamento acessar o menu Configurações / Parâmetros, editar a filial e selecionar o tipo na aba Gerais, conforme imagem a seguir:
Não: A filial não trabalha com o conceito de Tomador de Serviços.
Projeto: A filial trabalha com o conceito de Tomador de Serviços, o qual está representado na estrutura de Projetos.
Centro de Custo: A filial trabalha com o conceito de Tomador de Serviços, o qual está representado na estrutura de Centro de Custos.
- No módulo Folha de Pagamento acessar o menu Configurações / Parâmetros, editar cada filial e realizar as seguintes configurações na aba RAIS:
- Caso a empresa tenha encerrado as atividades, além de marcar o campo é obrigatório informar a data do encerramento.
- Informar o Sistema de Controle de Ponto utilizado. Como padrão este campo estará informado como "Estabelecimento adotou Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP (Portaria 1.510/2009)", conforme imagem a seguir:
- Para as Contribuições Sindicais Patronais do ano vigente, o usuário deve inserir uma nova vigência de Sindicato e também os valores pagos para o mesmo, criando assim um histórico com essas informações.
Na vigência é necessário informar se o estabelecimento (matriz/filial) é centralizador ou não pelo pagamento da contribuição sindical (Registro Tipo 1 – Posição 437). Caso seja, é necessário informar qual a empresa centralizadora pelo pagamento (Registro Tipo 1 – Posição 438 a 451).
- Caso o estabelecimento participe do PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador) é necessário preencher as informações na aba PAT para serem demonstradas na RAIS.
- Gratificação: vincular a Classificação 5 – Gratificação.
- Comissões: vincular a Classificação 11 - Comissão.
Utilizado para considerar os valores de comissão para a composição do salário contratual do colaborador. O evento vinculado a essa classificação deverá ser um evento de comissão, o qual deverá estar lançado no processo de fechamento no mês de dezembro do ano base vigente ou no processo de rescisão quando houver. A média do salário de comissão será calculada com base nos meses em que houve a comissão.
- Contribuição Associativa: vincular a Classificação 7 - Contribuição Associativa.
- Contribuição Sindical: vincular a Classificação 8 - Contribuição Sindical.
- Contribuição Assistencial: vincular a Classificação 9 - Contribuição Assistencial.
- Contribuição Confederativa: vincular a Classificação 10 - Contribuição Confederativa.
Os eventos que se referem às verbas pagas na rescisão - valores informados nos campos acima - não devem ser computados na remuneração mensal do empregado no mês de desligamento.
- Adiantamento 13º Salário: Base Rais sobre 13º Salário do processo de Férias ou Adiantamento de 13º.
Eventos com incidência Rais 13º Salário.
- Pagamento 13º Salário: Base Rais sobre 13º Salário do processo de Férias ou Pagamento de 13º.
Eventos com incidência Rais 13º Salário.
O evento de Base RAIS Afastado 13º Salário somente deverá ser lançado nas movimentações de 13º Salário (Adiantamento e Pagamento) do colaborador nos casos em que o empregador complementar a diferença do 13º Salário, conforme exemplo a seguir:
Para casos de afastamento auxílio acidente de trabalho:
Salário Mensal: R$ 1.000,00 durante todo o ano
Início: 05/01/2007
Final: 09/09/2007
Retorno: 10/09/2007
Para essa situação a empresa será responsável pelo pagamento dos 5/12 (R$ 416,66) avos de direito e o INSS pelos outros 7/12. Tendo em vista que o INSS calcula o valor proporcional de 13º salário pela média do salário contribuição, para algumas situações é necessário que a empresa complemente o valor para que o colaborador não seja prejudicado.
Supondo que para o exemplo acima o INSS tenha pago R$ 500,00 (7/12 avos), a empresa deverá complementar o valor restante (R$ 83,84) através do evento Base RAIS Afastado 13º Salário.
- As classificações para os eventos de férias em dobro são necessárias para que seja levado para a RAIS somente 50% destes valores. Classificações de eventos obrigatórias:
- 46 - Férias em Dobro: Evento Padrão 35 - Férias em Dobro.
- 56 - Média de Férias em Dobro: Evento Padrão 744 - Média de Férias em Dobro.
- 120 - Terço Constitucional de Férias em Dobro: Evento Padrão 36 – 1/3 Sobre Férias em Dobro.
- Configurações referentes à Rescisão e/ou 13º Salário (adiantamento e pagamento): As classificações a seguir deverão estar vinculadas em seus respectivos eventos. Caso os eventos estejam vinculados aos eventos padrões Mega, isso já é feito de forma automática.
- Aviso Prévio: vincular as classificações:
1 - Aviso Prévio Indenizado
107 - Média de Aviso Prévio Indenizado
113 - Aviso prévio Indenizado - IN 925, Art. 6o.
114 - Média de Aviso prévio Indenizado - IN 925, Art. 6o.
- Férias Indenizadas: Base Rais Férias Indenizadas.
Eventos com incidência Rais Férias Indenizadas.
- Multa Rescisória: vincular a Classificação 118 - Multa Rescisória 40%.
- Banco de Horas: vincular a Classificação 3 – Banco de Horas.
Quando a empresa trabalha com pagamento/remuneração de banco de horas (acordo coletivo, convenções), estas horas pagas (Fechamento Mensal) serão demonstradas no campo horas extras da guia remunerações mensais da RAIS.
No caso de empresas/órgãos que trabalham com sistema de banco de horas, estas só devem ser computadas no campo se, por qualquer motivo, o trabalhador/servidor tiver recebido remuneração referente a essas horas adicionais.
- Dissídio Coletivo: vincular a Classificação 4 - Dissídio Coletivo.
Neste campo deve ser informado o valor total correspondente à variação salarial negociado na data-base da categoria, incluindo acordos, convenção ou dissídio coletivo, e tenha sido pago somente na rescisão do contrato.
Anexo 2 – Campos de Preenchimento Obrigatório
Organização
- Módulo Global / Cadastros / Agentes – Organização
- CNPJ
- Nome
- Logradouro
- Número
- Bairro
- Município
- Estado
- UF
- Complemento
- Telefone
- DDD
Por exemplo, para o modelo: DDD 11 e telefone 37980000 deve estar da seguinte forma: (011) 3798-0000.
Toda empresa deverá ter cadastrado um telefone do tipo PABX para a emissão da RAIS.
Responsável da Empresa
- Módulo Global > Cadastros > Tabelas Auxiliares > Responsáveis, definir o responsável com seus respectivos dados.
- Módulo Global > Cadastros > Agentes – Organização – Responsáveis, vincular o responsável pelas informações pelo módulo de Folha de Pagamento (Sistema 21).
Global
- Cadastro de Países: informar nacionalidade e código RAIS.
- Cadastro de Estados > Localidade: informar o código do município para RAIS.
- Nome completo
- CPF
- PIS
- CTPS
- Série CTPS
Conferência
Antes de emitir a RAIS é possível conferir os dados emitindo o relatório de Conferência da RAIS magnética(RaisConferencia _XI.rpt), através do menu Relatórios > Anuais > RAIS.
Para empresas que utilizam o conceito de tomador de serviços, as possíveis divergências de Projeto e Centro de Custo podem ser conferidas emitindo o relatório Conferência Histórico Projeto & Centro de Custo (Conferencia_ProjCC.rpt), no menu Relatórios > Anuais > RAIS.
Emissão
A RAIS deve ser emitida pelo módulo Arquivos Magnéticos de maneira consolidada, através do serviço RAISMAGv2.MGI.
Para empresas que trabalham com a estrutura de Organizações sem filiais, a RAIS deverá ser emitida pela própria Matriz/Filial e não pela Consolidadora.Quando a Consolidadora possuir várias filiais com organização responsável iguais, a RAIS irá fazer a quebra por filial fiscal através do registro 1 do arquivo magnético.
O registro 0 da RAIS se refere aos dados do estabelecimento responsável pelas informações, localizado no cadastro de Agentes, aba Organização, Org. Responsável, conforme imagem a seguir:
Quando todas as filiais possuírem a mesma organização responsável, a RAIS deverá ser emitida pela Consolidadora.Quando a Consolidadora possuir várias filiais e elas possuem organização responsável distintas, a emissão da RAIS deverá ser pela própria Filial e não pela Consolidadora. Neste caso a emissão deverá ser da seguinte maneira:
- Entrar no sistema pela consolidadora e desativar a filial que o responsável pelas informações é diferente das demais filiais. Emitir a RAIS.
- Entrar no sistema diretamente pela filial, que a empresa responsável é diferente das demais e emitir a RAIS.
Serão geradas duas RAIS: uma onde o responsável pelas informações é a Consolidadora e outra RAIS sendo o responsável a própria filial.
Rais Negativa
A RAIS Negativa é a declaração anual na qual são fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento, cadastrado com CNPJ, quando o mesmo não teve empregado durante o ano-base ou que permaneceram inativos no respectivo ano.
É obrigatória para todos os estabelecimentos inscritos no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do Ministério da Fazenda.
Rais Genérica
A RAIS Genérica é a declaração anual entregue fora do prazo estipulado pelo Ministério do Trabalho e Emprego - MTE, nela contém informações de anos anteriores ao ano base a ser declarado. A declaração deverá ser gerada ou submetida ao validador especifico GDRAIS Genérico determinado para o ano base a ser declarado.
Deve ser emitida pelo módulo Arquivos Magnéticos, através do serviço RAISGEN.MGI.
Informações Úteis
- Caso o colaborador não tenha pagamento de 13º Salário, os valores de adiantamento e mês de adiantamento de 13º salário serão utilizados nos campos de 13º salário parcela final e mês parcela final. Quando isso ocorrer, os campos de mês e valores de adiantamento salarial serão demonstrados com 0 (zero).
- Quando o colaborador for rescindido e readmitido na mesma empresa, o sistema gerará dois registros para a Organização.
- Mês de pagamento / Mês de adiantamento de 13º é o mês no qual o colaborador recebeu (data de pagamento) e não a competência.
- Para colaboradores que foram transferidos de filial / organização, para a RAIS, será realizada a seguinte condição: a transferência de entrada tem que ser maior ou igual a data de competência. Exemplo: Colaborador transferido em 01/03/2002 da empresa A para a empresa B.
- Para casos de Complemento de Rescisão, o valor sairá no campo de valor de remuneração e no analisador da RAIS haverá um aviso de que valor de remuneração foi informado posterior à data da rescisão, mas não é impeditivo da entrega.
- As remunerações mensais na RAIS Magnética serão demonstradas proporcionalmente aos dias trabalhados (quantidade de dias do mês) em cada Tomador de Serviços. Ou seja, caso o colaborador foi alocado em dois tomadores de serviços no mesmo mês, a remuneração mensal será demonstrada proporcionalmente aos dias alocados em cada um dos tomadores.
- As demais informações de movimentação (13º, Horas Extras, Rescisão, etc.) da RAIS serão demonstradas nos seus respectivos tomadores de serviços, ou seja, será demonstrado conforme a movimentação do colaborador.
Anexo 1 - Classificações
Acessar o cadastro de Eventos e vincular as Classificações necessárias para emissão da RAIS, conforme relacionado a seguir:
- Horas Extras: vincular a Classificação 6 – Horas Extras.
Para casos onde o colaborador tenha horas extras lançadas no processo de complemento de rescisão o qual foi executado no mês posterior ao da rescisão, estas horas extras serão demonstradas no campo horas extras da guia remunerações mensais da RAIS no mês da efetiva rescisão.
RAIS.
