Os dados que o sistema utiliza para gerar a DIRF de Pessoa Física são obtidos através dos movimentos contidos na Folha de Pagamento mais os movimentos de Pessoa Física contidos no módulo Financeiro caso existam, onde o CPF será a identificação da pessoa.
Antes da emissão da DIRF magnética é necessário realizar as seguintes configurações:
- Informar o responsável pelas informações que estão sendo declaradas no arquivo magnético para o sistema de Tributos (Tributação Fiscal – Principal). No módulo Global, acessar o cadastro de Agentes / > Organização / > Responsáveis.
- É necessário informar o campo Registro ANS, no módulo Global, acessar o cadastro de Agentes do tipo Fornecedor e preencher o campo na aba Fornecedor, conforme imagem
.
- Rendimentos Recebidos: Os dados que serão ser listados no quadro 6-Rendimentos Recebidos Acumuladamente deverão ser preenchidos no módulo Global / > Cadastros / > Tabelas Auxiliares / > RRA para a DIRF, conforme imagem a seguir:
Caso o Beneficiário do RRA não seja um colaborador, a Informe de Rendimentos será listada apenas com os dados cadastrados nesta tela e com código de recolhimento 1889.
Para emissão de dados da Folha de Pagamento
- Para identificar qual tipo de colaborador deverá ser gerado no arquivo da DIRF, o usuário deverá selecionar a opção “Considera tipo para emissão?”, disponível no cadastro de tipo de colaborador e informar o código de retenção correspondente a todos os tipos de colaboradores que devem ser listados na DIRF. Acessar no módulo Folha de Pagamento > Cadastros > Tabelas Auxiliares > Tipo Colaborador, conforme imagem a seguir:
- Planos Assistenciais: No módulo Folha de Pagamento > Cadastros > Tabelas Auxiliares > Planos Assistenciais, para cadastrar os planos e vinculá-los aos colaboradores.
Na tela de edição, é necessário preencher a descrição do plano, vincular o Fornecedor e o evento de plano assistencial, conforme imagem a seguir:
Caso as rotinas automáticas do custo do plano assistencial não estejam sendo utilizadas, tais valores / informações não são necessários serem cadastrados neste momento.
Após cadastrar o plano, é necessário vinculá-lo a um ou mais Colaboradores através do botão Inserir Plano Assistencial p/ Colaboradores e permite que o usuário escolha a data de vínculo. Dente as opções:
- Data de admissão do Colaborador
- Data de Competência
- Data Escolhida (manual)
Depois de vincular, o sistema gera automaticamente um histórico de plano assistencial no cadastro de Colaborador, conforme imagem a seguir:
No menu Opções > Movimentos Auxiliares > Planos Assistenciais, são exibidos todos os colaboradores que poderão ser apresentados na DIRF: 
Nesta mesma tela, na aba Pré-Filtro é possível realizar consultas de movimentações de Planos Assistenciais, e o resultado será exibido na aba Consulta – Movimentação Plano Assistencial: 
Ao editar, serão apresentados os dados do colaborador/beneficiário(s) e suas respectivas movimentações de planos:
- O usuário poderá inserir movimentações para o titular e/ou beneficiários, utilizando os campos do grupo DADOS.
- O usuário poderá alterar na grade de Movimentação apenas os valores dos beneficiários já cadastrados.
- Ao inserir, alterar ou apagar um registro de movimento, o totalizador de valor (Localizado na parte inferior da grade) será comparado com o Valor Total descontado em Folha.
- Toda a movimentação efetuada na tela por colaborador será devidamente salva, apenas ao pressionar o botão OK ou, se o usuário mudar o colaborador através do controle de dados localizado na parte inferior esquerda da tela.
- As movimentações apresentadas nessa tela são referentes ao ano calendário corrente.
Conferência
Ter informado todos os campos de preenchimento obrigatório, conforme Anexo 2.
Antes de emitir a DIRF é possível realizar as seguintes conferências:
- Emitir a Ficha Financeira dos colaboradores(Ficha_Financeira.rpt), na Folha de Pagamento, menu Relatórios > Anuais > Ficha Financeira. Na emissão o relatório, o usuário deverá selecionar “Data por Pagamento”.
- Conferir os movimentos financeiros das Pessoas Físicas através do relatório Composicao_DIRF.rpt, no módulo Financeiro, menu Relatórios > Operacionais > Movimentos Financeiros. Ao executar deverá ser informado o período de apuração das movimentações e o tipo de agentes a serem listados, conforme imagem a seguir:
- Emitir o relatório de Pré-Visualização da DIRF, que apresentará todas as movimentações das Pessoas Físicas que serão apresentadas na DIRF Magnética. Na Folha de Pagamento, menu Relatórios > Anuais > DIRF, ao executar o formato (DIRF_RH_PreVisualizacao.rpt) é possível filtrar por códigos de retenção específicos e ainda por um único CPF. Caso não seja informado o código de retenção e nem o CPF, serão listadas todas as Pessoas Físicas dentro do exercício informado, conforme imagem a seguir:
É aconselhável conferir os valores apresentados nos relatórios de Ficha Financeira (movimentações da folha de pagamento) + Composicao_DIRF.rpt (movimentações do financeiro) com a Pré-Visualização da DIRF antes de gerar a DIRF Magnética, a fim de corrigir possíveis inconsistências.Emissão
Para clientes que não utilizam o módulo de RH do Mega Empresarial, importar o serviço DIRFMAGv2_SemMGRH.MGI para emissão da DIRF (normal e retificadora) Declarante Pessoa Jurídica (CNPJ) informações de pessoas físicas e pessoas jurídicas no mesmo arquivo.
Para emitir DIRF Declarante Pessoa Física (CPF) somente informações de Produtor Rural Pessoa Física no arquivo, utilize o serviço DIRFMAGPF.MGI.
Para empresas que trabalham com a estrutura de Organizações sem filiais, a DIRF deverá ser emitida pela própria Matriz/Filial e não pela Consolidadora.
O sistema irá agrupar numa mesma DIRF os movimentos de organizações que possuírem a mesma Organização Responsável, localizado no cadastro de Agentes, aba Organização, Org. Responsável, conforme imagem a seguir:
Quando todas as filiais possuírem a mesma organização responsável, a DIRF deverá ser emitida pela Consolidadora.Quando a Consolidadora possuir várias filiais e elas possuem organização responsável distintas, a emissão da DIRF deverá ser pela própria Filial e não pela Consolidadora. Neste caso a emissão deverá ser da seguinte maneira:
- Entrar no sistema pela consolidadora e desativar a filial que o responsável pelas informações é diferente das demais filiais. Emitir a DIRF.
- Entrar no sistema diretamente pela filial, que a empresa responsável é diferente das demais e emitir a DIRF.
Serão geradas duas DIRF, uma onde o responsável pelas informações é a Consolidadora e outra DIRF sendo o responsável a própria filial.
- Para empresas que se enquadrem no segmento de negócio de administração de terceiros, por exemplo Condomínios, o parâmetro "Considerar a filial como fonte pagadora" deverá ser marcado e a DIRF deverá ser emitida por Filial, ou seja, um arquivo por empresa.
Anexo 1 – Classificações dos Eventos
- Registro RTPO: Rendimentos Tributáveis – Dedução – Previdência Oficial
Classificações:
38 – Desconto de INSS sobre Salário
39 – Desconto de INSS sobre Férias
40 – Desconto de INSS sobre 13º Salário
- Registro RTPP: Rendimentos Tributáveis – Dedução – Previdência Privada
Classificações:
24 – Previdência Privada (participação do colaborador)
25 – FAPI (Fundo de Aposentadoria Programa Individual)
26 – Previdência Privada 13º Salário (participação colaborador)
27 – FAPI 13º Salário (Fundo de Aposentadoria Programa Individual)
28 – Previdência Privada Complementar (participação empresa)
29 – Previdência Privada Complementar 13º Salário (part. empresa)
- Registro RTPA: Rendimentos Tributáveis – Dedução – Pensão Alimentícia
Classificações:
159 – Pensão Alimentícia sobre PLR
161 – Pensão Alimentícia sobre Salário
162 – Pensão Alimentícia sobre Férias
163 – Pensão Alimentícia sobre 13º salário
- Registro RTIRF: Rendimentos Tributáveis - Imposto sobre a Renda Retido na Fonte
Classificações:
41 – Desconto de IRRF sobre Salário
42 – Desconto de IRRF sobre Adiantamento
43 – Desconto de IRRF sobre Férias
44 – Desconto de IRRF sobre 13º salário
83 –Desconto de IRRF sobre PLR
- Registro RIDAC: Rendimentos Isentos – Diária e Ajuda de Custo
Classificação: 16 - Diárias e Ajuda de Custo
- Registro RIIRP: Rendimentos Isentos – Indenizações por Rescisão de Contrato de Trabalho, inclusive a titulo de PDV
Classificações:
1 – Aviso Prévio Indenizado
21 – Indenização por rescisão de contrato de trabalho (inclusive PDV e acidente de trabalho)
72 – Férias Proporcionais
73 – Férias Indenizadas
74 – Terço Constitucional de Férias
76 – Média de Férias Proporcionais
77 – Média de Férias Vencidas Indenizadas
78 – Média de Férias Proporcionais Indenizadas
79 – Férias Proporcionais Indenizadas
107 – Média de Aviso Prévio Indenizado
113 - Aviso prévio Indenizado - IN 925, Art. 6o.
168 – Terço Constitucional de Férias Proporcionais Indenizadas
169 – Terço Constitucional de Férias Vencidas Indenizadas
241 - Indenização do art. 479 da CLT
- Registro RIAP: Rendimentos Isentos – Abono Pecuniário
Classificações:
47 – Abono Pecuniário
57 – Média sobre Abono Pecuniário
68 – Abono Pecuniário - Outros
117 – Terço Constitucional sobre Abono de Férias
- Registro RIMOG: Rendimentos Isentos – Pensão, Aposentadoria ou Reforma por Moléstia Grave
Classificações:
17 - Prov de Aposentadoria ou Reserva por Moléstia Grave
161 – Pensão Alimentícia sobre Salário
162 – Pensão Alimentícia sobre Férias
163 – Pensão Alimentícia sobre 13º Salário
- Registro RIP65: Rendimentos Isentos – Parcela Isenta de Aposentadoria para maiores de 65 anos
Classificação: 14 – Parte Prov. Aposentadoria, Reserva, Reforma, Pensão (65 anos / mais)
- Registro RIL96: Rendimentos Isentos Anuais – Lucros e dividendos pagos a partir de 1996
Classificação: 15 – Lucros pagos aos sócios (Não tributáveis)
- Registro RIPTS: Rendimentos Isentos Anuais – Valores Pagos a titular ou sócio ou empresa de pequeno porte, exceto pró-labore e aluguéis
Classificação: 18 – Valores Pagos ao titular ou sócio ME ou EPP, exceto pró-labore
- Registro RI0: Rendimentos Isentos Anuais – Outros
Classificação: 22 – Outros rendimentos isentos e não tributáveis
Anexo 2 – Campos de Preenchimento Obrigatório
Módulo Global / Cadastros
- Agentes - Organização:
- CNPJ
- Razão Social
- Logradouro
- Número
- Bairro
- Município
- UF
- Complemento
- DDD e Telefone
Por exemplo, para o modelo: DDD 11 e telefone 4813-8500, informar no cadastro de telefone do tipo PABX (011) 4813-8500.
- Definir o responsável da empresa:
- Tabelas Auxiliares / Responsáveis, definir o responsável e deverá estar preenchido seu CPF, nome completo, telefone e e-mail.
- Agentes – Organização, aba Responsáveis, vincular o responsável pelas informações para o sistema de Tributos (Tributação Fiscal – Principal).
- Agentes – Organização, aba Dados da Organização, definir a organização responsável das organizações.
- Tabelas Auxiliares / Tipo / Colaborador, definir para cada tipo de colaborador se o mesmo deve ser listado na DIRF. Para cada tipo informado com “SIM”, informar o código de retenção correspondente.
- No cadastro do Colaborador, conferir o CPF do colaborador.
Os documentos que não estiverem com este campo marcado, mas possuírem retenções de IR, também serão considerados.
- Além de ter o campo “Gera informações para a DIRF” marcado, só serão considerados os movimentos que se referem às provisões que possuírem o campo “Cód. Ret. IR” preenchido com o código de retenção de IR.
Caso exista algum documento sem o código de retenção, este sairá na DIRF com o código “0588".
- Só serão considerados os fornecedores que tiveram retenção de IR no ano base ou os que possuíram rendimentos (soma das baixas) maiores que R$6.000,00 (seis mil reais) no ano base.
O valor do IR retido sairá na coluna correspondente ao mês em que ocorreu a retenção. Isso significa que, caso alguma retenção tenha sido lançada num mês diferente da data do pagamento do documento, esses valores (rendimento e retenção) não sairão no mesmo mês, refletindo na DIRF as datas utilizadas nesses movimentos.Composição dos valores
- Valor do Rendimento: Dentro das considerações acima, o valor do rendimento refere-se à soma de todas as baixas (BXCPA) dos fornecedores com o mesmo CPF, para um determinado código de retenção e agrupando pelo mês da data da baixa do documento.
- Valor das Deduções: Este campo ficará zerado, pois conforme nova determinação para a DIRF 2007, as deduções (Previdência Oficial, Dependentes e Pensão Alimentícia) deverão ser detalhadas num novo registro 2 logo abaixo no registro 2 principal.
- Valor Retido: Dentro das considerações acima, o valor retido refere-se à soma de todos os movimentos vinculados de retenção de IR (IRRET) dos fornecedores com o mesmo CPF, para um determinado código de retenção e agrupando pelo mês da data da retenção.
- Valor da Previdência Oficial: Dentro das considerações acima, este valor refere-se à soma de todos os movimentos vinculados de retenção de INSS (INSSRET) dos fornecedores com o mesmo CPF, para um determinado código de retenção e agrupando pelo mês da data da primeira baixa da AP.
- Valor de Dependentes: Só existirá valor caso haja retenção de IR para o fornecedor no mês correspondente. Refere-se ao valor das deduções por dependente vinculado ao fornecedor. Para visualizar os dependentes, basta consultar a pasta “Contatos/Referência” do cadastro do fornecedor ou através do botão “Retenções” localizado na tela de contas a pagar, neste caso utilizar o botão “RPA” dentro da tela apresentada.
- Valor da Pensão Alimentícia: Dentro das considerações acima, este valor refere-se à soma de todos os movimentos vinculados de Pensão Alimentícia (PENSAO) dos fornecedores com o mesmo CPF, para um determinado código de retenção e agrupando pelo mês da data da primeira baixa da AP.
