Os dados que o sistema utiliza para gerar a DIRF de Pessoa Física são obtidos através dos movimentos contidos na Folha de Pagamento mais os movimentos de Pessoa Física contidos no módulo Financeiro caso existam, onde o CPF será a identificação da pessoa. 

Antes da emissão da DIRF magnética é necessário realizar as seguintes configurações:

• Informar o diretor e contador responsável pelas informações que estão sendo declaradas no arquivo magnético para o sistema de Tributos (Tributação Fiscal – Principal). No módulo Global, acessar o cadastro de Agentes > Organização > Responsáveis, e vincular os responsáveis de qualificação de diretor (Código de Assinante 203) e qualificação de contador (Código de Assinante 900) ao módulo Tributação Fiscal. 

• É necessário informar o Registro ANS, no módulo Global, acessar o cadastro de Agentes do tipo Fornecedor e preencher o campo na aba Fornecedor, conforme imagem 

• Rendimentos Recebidos: Os dados que serão ser listados no quadro 6-Rendimentos Recebidos Acumuladamente deverão ser preenchidos no módulo Global > Cadastros > Tabelas Auxiliares > RRA para a DIRF, conforme imagem a seguir:
  
  

Caso o Beneficiário do RRA não seja um colaborador, a Informe de Rendimentos será listada apenas com os dados cadastrados nesta tela e com código de recolhimento 1889.

Para emissão de dados da Folha de Pagamento

• Para identificar qual tipo de colaborador deverá ser gerado no arquivo da DIRF, o usuário deverá selecionar a opção “Considera tipo para emissão?”, disponível no cadastro de tipo de colaborador e informar o código de retenção correspondente a todos os tipos de colaboradores que devem ser listados na DIRF. Acessar no módulo Folha de Pagamento > Cadastros > Tabelas Auxiliares > Tipo Colaborador, conforme imagem a seguir:
  
  

• Planos Assistenciais: No módulo Folha de Pagamento / Cadastros / Tabelas Auxiliares / Planos Assistenciais, para cadastrar os planos e vinculá-los aos colaboradores.

Na tela de edição, é necessário preencher a descrição do plano, vincular o Fornecedor e o evento de plano assistencial, conforme imagem a seguir:



Caso as rotinas automáticas do custo do plano assistencial não estejam sendo utilizadas, tais valores / informações não são necessários serem cadastrados neste momento.
Após cadastrar o plano é necessário vinculá-lo a um ou mais Colaboradores, através do botão  e permite que o usuário escolha a data de vínculo. Dentre as opções:

• Data de admissão do Colaborador
• Data de Competência
• Data Escolhida (manual)

Depois de vincular, o sistema gera automaticamente um histórico de plano assistencial no cadastro de Colaborador, conforme imagem a seguir:



No menu Opções > Movimentos Auxiliares > Planos Assistenciais, são exibidos todos os colaboradores que poderão ser apresentados na DIRF:

 

Nesta mesma tela, na aba Pré-Filtro é possível realizar consultas de movimentações de Planos Assistenciais, e o resultado será exibido na aba Consulta - Movimentação Plano Assistencial: 



Ao editar, serão apresentados os dados do colaborador/beneficiário(s) e suas respectivas movimentações de planos:

• O usuário poderá inserir movimentações para o titular e/ou beneficiários, utilizando os campos do grupo DADOS.
• O usuário poderá alterar na grade de Movimentação apenas os valores dos beneficiários já cadastrados.
• Ao inserir, alterar ou apagar um registro de movimento, o totalizador de valor (Localizado na parte inferior da grade) será comparado com o Valor Total descontado em Folha.
• Toda a movimentação efetuada na tela por colaborador será devidamente salva, apenas ao pressionar o botão OK ou, se o usuário mudar o colaborador através do controle de dados localizado na parte inferior esquerda da tela.
• As movimentações apresentadas nessa tela são referentes ao ano calendário corrente.

Conferência

Possuir todas as classificações cadastradas conforme Anexo 1.
 
Ter informado todos os campos de preenchimento obrigatório, conforme Anexo 2.

Antes de emitir a DIRF é possível realizar as seguintes conferências:

• Emitir a Ficha Financeira dos colaboradores(Ficha_Financeira.rpt), na Folha de Pagamento, menu Relatórios / Anuais / Ficha Financeira. Na emissão o relatório, o usuário deverá selecionar “Data por Pagamento”.

• Conferir os movimentos financeiros das Pessoas Físicas através do relatório Composicao_DIRF.rpt, no módulo Financeiro, menu Relatórios / Operacionais / Movimentos Financeiros. Ao executar deverá ser informado o período de apuração das movimentações e o tipo de agentes a serem listados, conforme imagem a seguir:
  
  

É aconselhável conferir os valores apresentados nos relatórios de Ficha Financeira (movimentações da folha de pagamento) com a Composicao_DIRF.rpt (movimentações do financeiro) antes de gerar a DIRF Magnética, a fim de corrigir possíveis inconsistências.

Emissão

Após a conferência, a DIRF Magnética de Pessoa Física e ou Jurídica deverá ser emitida pelo módulo Arquivos Magnéticos, através do serviço DIRFMAGv2.MGI.

Para clientes que não utilizam o módulo de RH do Mega Empresarial, importar o serviço DIRFMAGv2_SemMGRH.MGI para emissão da DIRF (normal e retificadora) Declarante Pessoa Jurídica (CNPJ) informações de pessoas físicas e pessoas jurídicas no mesmo arquivo.

Para emitir DIRF Declarante Pessoa Física (CPF) somente informações de Produtor Rural Pessoa Física no arquivo, utilize o serviço DIRFMAGPF.MGI.

Para empresas que trabalham com a estrutura de Organizações sem filiais, a DIRF deverá ser emitida pela própria Matriz/Filial e não pela Consolidadora.

O sistema irá agrupar numa mesma DIRF os movimentos de organizações que possuírem a mesma Organização Responsável, localizado no cadastro de Agentes, aba Organização, Org. Responsável, conforme imagem a seguir:



Quando todas as filiais possuírem a mesma organização responsável, a DIRF deverá ser emitida pela Consolidadora.

Quando a Consolidadora possuir várias filiais e elas possuem organização responsável distintas, a emissão da DIRF deverá ser pela própria Filial e não pela Consolidadora. Neste caso a emissão deverá ser da seguinte maneira:

• Entrar no sistema pela consolidadora e desativar a filial que o responsável pelas informações é diferente das demais filiais. Emitir a DIRF.
• Entrar no sistema diretamente pela filial, que a empresa responsável é diferente das demais e emitir a DIRF.

Serão geradas duas DIRF, uma onde o responsável pelas informações é a Consolidadora e outra DIRF sendo o responsável a própria filial.

• Para empresas que se enquadrem no segmento de negócio de administração de terceiros, por exemplo Condomínios, o parâmetro "Considerar a filial como fonte pagadora" deverá ser marcado e a DIRF deverá ser emitida por Filial, ou seja, um arquivo por empresa.

Anexo 1 – Classificações dos Eventos

Acessar o cadastro de Eventos e vincular as Classificações necessárias para emissão da DIRF, conforme relacionado a seguir:

• Registro RTPO: Rendimentos Tributáveis - Dedução - Previdência Oficial
  Classificações:
  38 - Desconto de INSS sobre Salário
  39 - Desconto de INSS sobre Férias
  40 - Desconto de INSS sobre 13º Salário
  
  

• Registro RTPP: Rendimentos Tributáveis - Dedução - Previdência Privada
  Classificações:
  24 - Previdência Privada (participação do colaborador)
  25 - FAPI (Fundo de Aposentadoria Programa Individual)
  26 - Previdência Privada 13º Salário (participação colaborador)
  27 - FAPI 13º Salário (Fundo de Aposentadoria Programa Individual)
  28 - Previdência Privada Complementar (participação empresa)
  29 - Previdência Privada Complementar 13º Salário (part. empresa)
  
  

• Registro RTPA: Rendimentos Tributáveis - Dedução - Pensão Alimentícia
  Classificações:
  159 - Pensão Alimentícia sobre PLR
  161 - Pensão Alimentícia sobre Salário
  162 - Pensão Alimentícia sobre Férias
  163 - Pensão Alimentícia sobre 13º salário
  
  

• Registro RTIRF: Rendimentos Tributáveis - Imposto sobre a Renda Retido na Fonte
  Classificações:
  41 - Desconto de IRRF sobre Salário
  42 - Desconto de IRRF sobre Adiantamento
  43 - Desconto de IRRF sobre Férias
  44 - Desconto de IRRF sobre 13º salário
  83 - Desconto de IRRF sobre PLR
  
  

• Registro RIDAC: Rendimentos Isentos - Diária e Ajuda de Custo

Classificação: 16 - Diárias e Ajuda de Custo

• Registro RIIRP: Rendimentos Isentos - Indenizações por Rescisão de Contrato de Trabalho, inclusive a titulo de PDV
  Classificações:
  1 - Aviso Prévio Indenizado
  21 - Indenização por rescisão de contrato de trabalho (inclusive PDV e acidente de trabalho)
  72 - Férias Proporcionais
  73 - Férias Indenizadas
  74 - Terço Constitucional de Férias
  76 - Média de Férias Proporcionais
  77 - Média de Férias Vencidas Indenizadas
  78 - Média de Férias Proporcionais Indenizadas
  79 - Férias Proporcionais Indenizadas
  107 - Média de Aviso Prévio Indenizado
  113 - Aviso prévio Indenizado - IN 925, Art. 6o.
  168 - Terço Constitucional de Férias Proporcionais Indenizadas
  169 - Terço Constitucional de Férias Vencidas Indenizadas
  241 - Indenização do art. 479 da CLT
  
  

• Registro RIAP: Rendimentos Isentos - Abono Pecuniário
  Classificações:
  47 - Abono Pecuniário
  57 - Média sobre Abono Pecuniário
  68 - Abono Pecuniário - Outros
  117 - Terço Constitucional sobre Abono de Férias
  
  

• Registro RIMOG: Rendimentos Isentos - Pensão, Aposentadoria ou Reforma por Moléstia Grave
  Classificações:
  17 - Prov de Aposentadoria ou Reserva por Moléstia Grave
  161 - Pensão Alimentícia sobre Salário
  162 - Pensão Alimentícia sobre Férias
  163 - Pensão Alimentícia sobre 13º Salário
  
  

• Registro RIP65: Rendimentos Isentos - Parcela Isenta de Aposentadoria para maiores de 65 anos
  Classificação: 14 - Parte Prov. Aposentadoria, Reserva, Reforma, Pensão (65 anos / mais)
   

• Registro RIL96: Rendimentos Isentos Anuais - Lucros e dividendos pagos a partir de 1996
  Classificação: 15 - Lucros pagos aos sócios (Não tributáveis)
  
  

• Registro RIPTS: Rendimentos Isentos Anuais - Valores Pagos a titular ou sócio ou empresa de pequeno porte, exceto pró-labore e aluguéis
  Classificação: 18 - Valores Pagos ao titular ou sócio ME ou EPP, exceto pró-labore
  
  

• Registro RI0: Rendimentos Isentos Anuais - Outros 
  Classificação: 22 - Outros rendimentos isentos e não tributáveis

Anexo 2 – Campos de Preenchimento Obrigatório

Módulo Global / Cadastros

• Agentes - Organização: 
  • CNPJ
  • Razão Social
  • Logradouro
  • Número
  • Bairro
  • Município
  • UF
  • Complemento
  • DDD e Telefone

O telefone deve estar preenchido com 8 ou 9 dígitos, sendo 3 dígitos para o DDD e o restante para o telefone.
Por exemplo, para o modelo: DDD 11 e telefone 4813-8500, informar no cadastro de telefone do tipo PABX (011) 4813-8500.

• Definir o responsável da empresa:
  • Tabelas Auxiliares / Responsáveis, definir o responsável e deverá estar preenchido seu CPF, nome completo, telefone e e-mail.
  • Agentes – Organização, aba Responsáveis, vincular o diretor e contador responsável pelas informações para o sistema de Tributos (Tributação Fiscal – Principal).
  • Agentes – Organização, aba Dados da Organização, definir a organização responsável das organizações.

Módulo Folha de Pagamento / Cadastros

• Tabelas Auxiliares / Tipo / Colaborador, definir para cada tipo de colaborador se o mesmo deve ser listado na DIRF. Para cada tipo informado com “SIM”, informar o código de retenção correspondente.
• No cadastro do Colaborador, conferir o CPF do colaborador.

Módulo Financeiro

• Os Fornecedores precisam ser do tipo Pessoa Física.
• O CNPJ da organização deverá estar cadastrado corretamente.
• Os CPFs dos fornecedores deverão estar cadastrados corretamente.
• Na tela de contas a pagar, botão “Retenções”, existe o campo “Gera informações para a DIRF”, por regra só serão considerados os movimentos que se referem às provisões que estiverem com este campo marcado.

Os documentos que não estiverem com este campo marcado, mas possuírem retenções de IR, também serão considerados.

• Além de ter o campo “Gera informações para a DIRF” marcado, só serão considerados os movimentos que se referem às provisões que possuírem o campo “Cód. Ret. IR” preenchido com o código de retenção de IR.

Caso exista algum documento sem o código de retenção, este sairá na DIRF com o código “0588".

• Só serão considerados os fornecedores que tiveram retenção de IR no ano base ou os que possuíram rendimentos (soma das baixas) maiores que R$6.000,00 (seis mil reais) no ano base.

O valor do IR retido sairá na coluna correspondente ao mês em que ocorreu a retenção. Isso significa que, caso alguma retenção tenha sido lançada num mês diferente da data do pagamento do documento, esses valores (rendimento e retenção) não sairão no mesmo mês, refletindo na DIRF as datas utilizadas nesses movimentos.

Composição dos valores

• Valor do Rendimento: Dentro das considerações acima, o valor do rendimento refere-se à soma de todas as baixas (BXCPA) dos fornecedores com o mesmo CPF, para um determinado código de retenção e agrupando pelo mês da data da baixa do documento.
• Valor das Deduções: Este campo ficará zerado, pois conforme nova determinação para a DIRF 2007, as deduções (Previdência Oficial, Dependentes e Pensão Alimentícia) deverão ser detalhadas num novo registro 2 logo abaixo no registro 2 principal.
• Valor Retido: Dentro das considerações acima, o valor retido refere-se à soma de todos os movimentos vinculados de retenção de IR (IRRET) dos fornecedores com o mesmo CPF, para um determinado código de retenção e agrupando pelo mês da data da retenção.
• Valor da Previdência Oficial: Dentro das considerações acima, este valor refere-se à soma de todos os movimentos vinculados de retenção de INSS (INSSRET) dos fornecedores com o mesmo CPF, para um determinado código de retenção e agrupando pelo mês da data da primeira baixa da AP.
• Valor de Dependentes: Só existirá valor caso haja retenção de IR para o fornecedor no mês correspondente. Refere-se ao valor das deduções por dependente vinculado ao fornecedor. Para visualizar os dependentes, basta consultar a pasta “Contatos/Referência” do cadastro do fornecedor ou através do botão “Retenções” localizado na tela de contas a pagar, neste caso utilizar o botão “RPA” dentro da tela apresentada.
• Valor da Pensão Alimentícia: Dentro das considerações acima, este valor refere-se à soma de todos os movimentos vinculados de Pensão Alimentícia (PENSAO) dos fornecedores com o mesmo CPF, para um determinado código de retenção e agrupando pelo mês da data da primeira baixa da AP.