Importação e Exportação de Orçamentos
O processo de importação de orçamentos foi criado para facilitar a importação de estruturas orçamentárias, armazenadas em planilhas do Microsoft Excel, e que foram recebidas de clientes ou de órgãos licitadores.
Caracteres identificadores de Fases, Serviços e Insumos: Deve-se informar nestes campos quais os caracteres que identificam no arquivo as linhas com “Fase”,”Serviço” e “Insumos”.
Código de Vinculação de Item
Tipo: Através desta opção será possível definir se deve-se realizar a inclusão dos itens pelo código alternativo do órgão público ou do Mega, sendo:
- Código Mega: Ao selecionar esta opção será criada a planilha orçamentária com os itens conforme o código do item no Mega.
- Código Órgão: Será criada a planilha orçamentária com os itens conforme o código alternativo cadastrado para o órgão público. Quando a esta opção for selecionada é necessária a escolha de um órgão para a importação.
Órgão: Este campo será habilitado apenas se o tipo selecionado for "código órgão" e neste campo deve ser vinculado o ógão público que será utilizado para vínculo na importação.
Preparação da Planilha Excel para a Importação
Para que uma estrutura orçamentária seja importada, o usuário deverá realizar alguns procedimentos de preparação dos dados:
De posse de uma planilha em formato Excel (XLS) obtida por um cliente, órgão licitador ou alguma outra origem, o usuário deverá, obrigatoriamente, seguir os seguintes passos:
Primeiramente, alterar o nome das colunas, na primeira linha da planilha, trocando o cabeçalho dos campos para os nomes fixos discriminados abaixo:
CODIGO – Campo que identifica o código de cada um dos registros, seja ele fase, subfase ou serviços. Este código não poderá ser duplicado e é obrigatório no momento da importação.
ALTERNATIVO – Campo alternativo de identificação do serviço. Este campo é obrigatório no momento da importação, não podendo permanecer em branco, pois a localização do serviço no cadastro de “Padrão de Serviços” é realizada através deste campo.
CODIGO_INS – Código do insumo que será importado. Caso a planilha não seja até o nível de insumos, este campo poderá permanecer em branco, mas se o mesmo for importado, é necessário que o código seja preenchido com o mesmo código do serviço pai. Este campo é obrigatório no momento da importação.
DESCRICAO – Campo de descrição das fases, sub-fases, serviços e insumos. O processo de importação irá diferenciá-los pelo tipo de registro. Este campo é obrigatório no momento da importação
UNID – Unidade do serviço que está sendo importado. Estas unidades deverão, necessariamente, estar previamente cadastradas no Mega Corporativo, no módulo de Administração de Materiais. Caso no momento da importação o sistema não encontre cadastrada no Mega Corporativo a unidade, será emitido, no processo de validação da planilha, um aviso, informando que a unidade não existe. Caso a planilha seja importada sem corrigir essa questão da unidade, o campo será importado como nulo. Somente serão importadas as unidades dos serviços e este campo é obrigatório no momento da importação, mesmo que esteja vazio.
QUANT – Quantidade do serviço e quantidade/coeficiente do insumo a ser importado. Este campo é obrigatório no momento da importação
CUSTO – Custo do insumo que será importado. Este campo somente será importado caso o parâmetro “Importar Custos dos Insumos”, na tela de Padrão de Importação, esteja marcado, e é opcional no momento da importação.
TOTAL – Campo de totalização dos serviços e dos insumos, este campo poderá ser deixado em branco, pois o sistema, no momento do cálculo do orçamento, irá recalculá-lo. Também é opcional no momento da importação.
DATACUSTO – Data do custo dos insumos que serão importados. Este campo somente será importado caso o parâmetro “Importar Custos dos Insumos”, na tela de Padrão de Importação, esteja marcado. Este campo é opcional no momento da importação, mas caso tenha sido definido que o campo CUSTO será importado, é obrigatório preencher na planilha, também, o campo DATACUSTO.
ENCSOCIAIS – Valor de encargos sociais. Este campo é obrigatório no momento da importação, porém, as colunas podem ser deixadas em branco, no arquivo, caso não seja necessária a utilização desses valores.
ENCBDI - Valor de BDI. Este campo é obrigatório no momento da importação, porém, as colunas podem ser deixadas em branco, no arquivo, caso não seja necessária a utilização desses valores.
PRO_IN_MEGA – Campo que identificará o código do insumo no Mega Corporativo. Caso ache viável, poderá realizar toda a vinculação dos insumos a serem importados, que se encontram na planilha, com os insumos do Mega Corporativo, ainda na planilha Excel. Este procedimento facilita o lançamento dos códigos em uma planilha com uma grande quantidade de dados. Essa vinculação pode ser feita, ainda, em tela, tanto durante a criação do padrão de importação, quanto na tela de importação, de fato. Lembrando que só é necessário realizar essa vinculação caso o insumo que se encontra na planilha seja inexistente no cadastro de insumos do banco de dados do cliente. Este campo é obrigatório no momento da importação.
SVC_IN_MEGA – Campo que identificará o código do serviço no Mega Corporativo. Caso ache viável, poderá realizar toda a vinculação dos serviços que serão importados com os serviços do Mega Corporativo ainda na planilha Excel. Este procedimento facilita o lançamento dos códigos em uma planilha com uma grande quantidade de dados. Essa vinculação pode ser feita, ainda, em tela, tanto durante a criação do padrão de importação, quanto na tela de importação, de fato. Lembrando que só é necessário realizar essa vinculação caso o serviço que se encontra na planilha seja inexistente no banco de composição do banco de dados do cliente. Este campo é obrigatório no momento da importação.
IMP – Campo que indica se a linha em questão será, ou não, importada. Para indicar importação, deve-se digitar o valor 'S',na coluna, e caso contrário, o valor 'N'. Existe um parâmetro chamado “Considera a coluna IMP, da planilha, como fator de importação?”, na tela do padrão de importação, que ignora o valor gravado nessa coluna e importa todas as linhas da planilha, facilitando o trabalho do usuário. Este campo é Obrigatório no momento da importação.
TIPO - Deverá ser inserida na planilha Excel uma coluna com o título TIPO, que deverá conter uma letra que identificará o tipo do registro que está sendo importado. Não é necessário ao usuário preencher manualmente o tipo do registro, conforme as letras indicadas abaixo, uma vez que existe no sistema uma rotina que faz a identificação do tipo de registro em questão e preenche o campo automaticamente. Este campo é obrigatório no momento da importação.
“F” – Fase e Sub-Fases
“S” – Serviços
“I” - Insumos
Orientações complementares:
- Remover as Formatações de toda Planilha: Para que não seja importado nenhum tipo de informação desnecessária, o usuário deverá limpar todas as formatações da planilha, inclusive formatações de cores. Isso se faz necessário pois o processo de importação irá identificar todos os dados e formatações contidos na planilha Excel.
- Exclusão de todos os dados que não serão importados, principalmente os campos mesclados.
Todos os dados que não deverão ser importados devem ser excluídos da planilha Excel. Valores que se encontrem em colunas da planilha que não sejam nomeadas conforme os padrões explicados anteriormente serão ignoradas na importação, porém, é importante que sejam excluídos dados incorretos das colunas válidas.
Importação de Fases através de planilhas Excel ou Txt para a planilha de Módulo.
Na tela de edição de importação orçamentária, para que seja possível importar apenas as fases para a planilha de módulo, deve ser selecionada a opção “Módulo”, no painel “Planilha”, conforme figura abaixo:
A tela terá apenas os campos que serão utilizados neste tipo de importação, habilitados, sendo que ao clicar em “Preparar Planilha”, será feita a validação dos dados assim como em uma importação de planilha de grupo.
Passada a etapa de validação dos dados para importação, será iniciada a etapa da importação, em si. Ao selecionar o orçamento destino dos dados, o sistema retornará orçamentos em duas situações: orçamentos sem planilha de módulo (onde a mesma será criada automaticamente conforme a máscara informada na edição da importação, na etapa anterior), ou orçamentos que tenham uma planilha de módulo na máscara correspondente à informada na etapa anterior. Deste ponto em diante, o processo continua como uma importação orçamentária já existente.
Esta sendo possível realizar a exportação de orçamentos com o status em Estudo. Existe ainda uma orientação extra no quê diz respeito à importação de serviços de segundo nível, e suas respectivas composições. Para que o sistema possa diferenciar, na planilha, um serviço de segundo nível de um outro serviço qualquer, será necessário repetir o código das colunas ALTERNATIVO e SVC_IN_MEGA na coluna CODIGO_INS. Os insumos que farão parte da composição deste serviço auxiliar devem vir logo abaixo dele, repetindo na coluna ALTERNATIVO o seu respectivo código. Ou seja, caso você tenha um serviço auxiliar de código 11111, deve setar a coluna ALTERNATIVO, CODIGO_INS e SVC_IN_CODIGO igual a este código. Nos insumos vinculados a este, na coluna CODIGO_INS, deve ser preenchido o código do insumo, e na coluna ALTERNATIVO, novamente o 11111. Lembrando que este tratamento só ocorre quando o campo TIPO, na planilha, é deixado em branco. Caso o usuário preencha o TIPO, este tratamento descrito não é realizado dentro do sistema. Desta forma, caso ocorra o caso de um código de insumo ser igual ao código de um serviço, ainda assim o usuário pode tratar a situação, preenchendo manualmente o campo TIPO, neste caso específico.
A Máscara do Orçamento deverá ser compatível com a máscara da Planilha Excel que será importada. Caso não existam máscaras compatíveis, o usuário deverá entrar no Global do Mega Corporativo e realizar o cadastro de uma máscara compatível. Além disso, o padrão de serviços do orçamento também deve ser compatível com o padrão de serviços cadastrado no padrão de importação. No processo de orçamentos, cada insumo pode ter um único custo unitário com uma única data de atualização, mesmo que esteja em diferentes serviços e fases, desta forma, foi implementada uma mensagem de alerta para que no processo de importação de orçamentos, seja verificada esta configuração caso seja realizada de forma incorreta.
