Auditoria para Fechamento de Custos Financeiros
Este processo foi criado com objetivo de facilitar o fechamento de custos financeiros dos orçamentos, onde em um único processo será possível realizar todas as conferências necessárias para a validação dos custos realizados nos módulos de Administração de Obras e Financeiro.
Parâmetros
Nesta tela devem ser definidos os parâmetros para auditoria de fechamento de custo.
Orçamentos de Outras Filiais?: Este parâmetros deve ser selecionado caso seja necessário realizar o fechamento de custo de um orçamento outra filial. Quando o parâmetro estiver desmarcado, o campo de “Orçamento” irá exibir apenas os orçamentos da filial ativa.
Período: Este campo é responsável por limitar através das datas inicial e final os movimentos a serem apresentados no fechamento. Caso queira obter todos os registros, este parâmetro pode ser mantido em branco. Este processo aplica o filtro de período considerando a data de emissão dos documentos.
Orçamento: Informe o orçamento para o qual o fechamento de custo será realizado. Este campo tem preenchimento obrigatório.
Filial: Este campo será preenchido automaticamente com o código e a descrição da filial do orçamento selecionado. Neste campo será possível alterar a filial para que seja possível fazer a auditoria de fechamento considerando os mesmos parâmetros em outras filiais, sendo que ao deixar este campo em branco o sistema irá buscar todas as filiais.
Estrutura: Este campo será preenchido automaticamente com o código e a descrição da estrutura (empreendimento) vinculada ao orçamento selecionado.
Os projetos e centros de custo para este processo são definidos na tela de parâmetros do orçamento, onde é possível realizar a amarração entre projetos e centros de custo, ou cadastrar apenas o(s) projeto(s), assim, o fechamento de custos irá realizar a amarração do projeto com todos os centros de custo. Caso nos parâmetros do orçamento esta informação não esteja definida, o sistema irá buscar automaticamente o rateio na tela de cadastro de estruturas, seguindo a regra já utilizada no sistema para identificar os projetos e centros de custo do orçamento.
É muito importante que o rateio entre projeto e centro de custo seja validado antes da emissão do relatório para evitar diferenças no processo de fechamento.
Rem. Rep. Financeiro: Através deste botão será possível remontar o repositório financeiro para o orçamento selecionando.
A opção "Rem. Rep. Financeiro" realiza o mesmo processo existente no menu "Processos/Remonta Repositório Financeiro". É muito importante considerar que para os valores sejam apresentados corretamente no fechamento de caixa este processo deve ser realizado.
Conferência de Apropriações
Para que seja possível realizar a conferência e validação das informações existentes nos módulos de Administração de Obras e Financeiro é necessário que todos os movimentos cadastrados, de acordo com o parametrizado na tela, estejam regularizados. Nasta pasta, foram disponibilizados alguns processos que auxiliam nesta conferência.
Apropriação de Adiantamentos
Neste agrupamento foram disponibilizados botões referentes ao processo de Apropriação de Adiantamentos, basicamente estes botões abrem a tela de Apropriação de Adiantamentos já existente no módulo (menu Apropriações/Apropriação de Adiantamentos), aplicando os filtros da aba parâmetros e a opção de cada botão.
Não Apropriados: Através deste botão, o sistema irá buscar adiantamentos que possuem saldo e estão não apropriados que atendem os filtros parametrizados na primeira aba.
Apropriação Parcial: Através deste botão, o sistema irá buscar adiantamentos que possuem saldo e estão com apropriação parcial (diferente de 0% e 100%) que atendem os filtros parametrizados na primeira aba.
Apropriados em outros orçamentos: Através deste botão, o sistema irá buscar adiantamentos que possuem saldo e que atendem os filtros parametrizados na primeira aba, cuja sua apropriação está vinculada a um orçamento diferente do parametrizado.
Apropriação Indevida: Através deste botão, o sistema irá buscar adiantamentos realizados que estão apropriados no orçamento parametrizado mas que não atendem os filtros da primeira aba.
Sem Filtros: Através deste botão, o sistema irá abrir a tela de apropriação de adiantamentos sem nenhum filtro, possibilitando a configuração dos filtros conforme a necessidade.
Apropriação de Insumos - Geral
Neste agrupamento foram disponibilizados botões referentes ao processo de Apropriação de Insumos, basicamente estes botões abrem a tela de apropriação já existente no módulo (menu Apropriações/Apropriação de Insumos - Geral), aplicando os filtros da aba parâmetros e a opção de cada botão.
Não Apropriados: Através deste botão, o sistema irá buscar insumos gerados de documentos realizados que não estão apropriados (ativos e inativos) e que atendem os filtros parametrizados na primeira aba.
Apropriação Parcial: Através deste botão, o sistema irá buscar insumos gerados de documentos realizados que estão parcialmente apropriados (diferente de 0% e 100%) e que atendem os filtros parametrizados na primeira aba.
Erro de Apropriação: Através deste botão, o sistema irá buscar insumos gerados de documentos realizados que estão com erros de apropriação (apropriação acima de 100%) e que atendem os filtros parametrizados na primeira aba.
Apropriados em outros orçamentos: Através deste botão, o sistema irá buscar insumos gerados de documentos realizados que atendem os filtros parametrizados na primeira aba, cuja sua apropriação está vinculada a um orçamento diferente do parametrizado.
Apropriação Indevida: Através deste botão, o sistema irá buscar insumos gerados de documentos realizados que estão apropriados no orçamento parametrizado mas que não atendem os filtros da primeira aba.
Docs. Sem AP: Através deste botão, o sistema irá buscar insumos gerados de documentos realizados que atendem os filtros parametrizados na primeira aba, mas que não tiveram AP gerada para o financeiro.
Sem Filtros: Através deste botão, o sistema irá abrir a tela de apropriação de insumos sem nenhum filtro, possibilitando a configuração dos filtros conforme a necessidade.
Não Regularizados
Neste agrupamento existe um botão responsável por carregar todas as APs cadastradas no módulo Financeiro com código de ação do tipo CPAG, EMPDC ou RECEB que não integram com o módulo Administração de Obras e que atendam os filtros definidos na aba parâmetros. Nesta área da tela será possível também realizar a regularização destes documentos de forma automatizada.
Nesta tabela são apresentadas as seguintes colunas:
Sel.: Campo utilizado para selecionar as APs que serão regularizadas.
Origem: Será apresentada a origem do documento da AP.
Data Documento: Será apresentada a data da AP.
Filial: Será apresentada a filial na qual a AP foi cadastrada.
Cód. AP: Será apresentado o código da AP.
Tipo Doc.: Será apresentado o tipo de documento vinculado a AP.
Núm. Doc: Será apresentado o número do documento da AP.
Cód. Fornecedor: Será apresentado o código do fornecedor vinculado a AP.
Fornecedor: Será apresentada a descrição do fornecedor vinculado a AP.
Valor: Será apresentado o valor total da AP.
Cód. Classe: Será apresentado o código da classe vinculada a AP. Quando houver mais de uma classe, as mesmas serão separadas por um "+".
Nome Classe: Será apresentada a descrição da classe vinculada a AP. Quando houver mais de uma classe, as mesmas serão separadas por um "+".
Cód. C. de Custo: Será apresentado o código do centro de custo vinculado a AP.
Centro de Custo Descrição: Será apresentada a descrição do centro de custo vinculado a AP.
Cód. Projeto: Será apresentado o código do projeto vinculado a AP.
Projeto Descrição: Será apresentada a descrição do projeto vinculado a AP.
Valor Projeto: Será apresentado o valor rateado para o projeto filtrado na AP. Este sempre será o valor regularizado para o registro selecionado.
Usuário: Será apresentado o usuário de inclusão da AP.
Cód. Ação: Será apresentado o código de ação da AP.
Lembrando que os registros serão separados por AP e Rateio, podendo uma mesma AP gerar mais de um registro.
Doc. Original: Através deste botão, o sistema irá apresentar a AP selecionada nesta tela, no módulo Financeiro. Será possível usar esta opção para algumas origens apenas quando a filial logada for a mesma que o registro foi cadastrado.
Regularizar: Através desta opção será possível regularizar a apropriação destas APs, ou seja,. Fazer o vínculo de AP, gerando de forma automática o registro na tela de entrada de documentos.
Atualizar: Sempre que houver uma mudança de parâmetros ou alteração nos registros da tela, utilize esta opção para que o sistema carregue os dados atualizados.
Caso haja a necessidade de exportar a planilha para os formatos HTML, Texto, XLS e XML, é necessário clicar com o botão direito do mouse e, em seguida, Exportar.
Lembre-se de que caso você tenha realizado qualquer alteração no realizado (qualquer alteração dos registros apresentados nesta tela de conferência de apropriações), para que as informações sejam atualizadas na visão de caixa é necessário que o repositório financeiro seja atualizado.
Após a conferência de todos os registros dos três agrupamentos, o orçamento está apto para que as conferências sejam realizadas. Para que os fechamentos de caixa e competência não apresentem diferenças, todas as opções dos três agrupamentos deverão ser verificados e trazidos em branco.
Para que as APs de referência constem com valores corretos no módulo Administração de Obras, foram necessárias implementações nos seguintes processos:
Auditoria de Fechamento de Custos:
- Conferência de Apropriações: Regularizar AP
- Entrada de Documentos
Auditoria de Fechamento de Custos:
- Fechamento caixa
- Fechamento Competência
- Conferência de Apropriações: Não regularizados
Com estas alterações ocorre também impacto na amostragem de valores nas seguintes análises gerenciais:
- Custo por nível
- Quadro Resumo
Relatórios:
- Medição Realizado Caixa
- Custo Realizado Caixa
- Conciliação Financeira
Anteriormente os procedimentos de regularizar AP e entrada de documentos, para APs de baixa por referência, não eram realizados, com esta implementação ambos os processos seguirão as seguintes regras:
- Ap de baixa por referência só poderá ser regularizada caso a mesma só possua aps de previsão vinculadas
- Nenhuma ap de previsão poderá ser regularizada, independente de seu status.
- O valor regularizado é o valor da AP de referência.
Exemplo: 
Regularizar
Para realizar a regularização (Vínculo de AP) através desta tela, marque os registros que devem ser regularizados e, em seguida, selecione o botão Regularizar, na parte superior direito da tela. 
Informe nesta tela os dados da regularização.
Orçamentos de Outras Filiais?: Este parâmetros deve ser selecionado caso seja necessário regularizar a AP em um orçamento outra filial.
Orçamento: Será apresentado automaticamente o orçamento parametrizado na aba geral para que a AP seja regularizada, permitindo alterações.
Inserir: Através desta opção será possível inserir os dados da apropriação.
Apagar: Através desta opção será possível excluir o registro de apropriação selecionado.
Insumo: Neste campo deve ser selecionado o insumo do orçamento para inclusão do documento e apropriação.
Serviço: Neste campo deve ser selecionado o serviço vinculado ao insumo selecionado para inclusão do documento e apropriação.
Classe: Neste campo deve ser selecionada a classe financeira para o item no documento. Quando estiver configurada no orçamento, será apresentada automaticamente, permitindo alteração.
Vlr. Unitário: Será apresentado o valor unitário orçado para o insumo solicitado, permitindo alteração, sendo que a quantidade apropriada será calculada através da divisão do valor apropriado por este custo unitário.
Percentual: Informe o percentual do total da AP que deve ser apropriado para o insumo e serviço selecionado.
Será possível inserir uma ou várias apropriações, desde que o total apropriado sejam sempre de 100%.
Ao selecionar o botão “Ok”, o sistema irá gravar a regularização do documento, gerando automaticamente um documento na tela de “Apropriações/Entradas de Documentos”, contendo na observação que o documento teve regularização automática.
Quando mais de uma AP for selecionada para regularização, todas receberão a mesma apropriação, distribuindo os valores de acordo com os percentuais e totais de cada AP. Caso seja necessário realizar apropriações diferentes entre as APs, as regularizações devem ser realizadas separadamente.
Lembre-se de que caso você tenha realizado qualquer regularização de AP, para que as informações sejam atualizadas na visão de caixa é necessário que o repositório financeiro seja atualizado.
Quando a AP principal possuir INSSPat, o valor deste movimento será somado ao valor da AP principal para regularização.
Anexos: É possível incluir anexos, estes serão levados automaticamente para o documento de regularização do Administração de Obras.
Fechamento Competência
Através desta tela poderá ser realizada a conferência dos valores apropriados no orçamento em relação ao cadastrado no financeiro (que atendam aos parâmetros de geração) em uma visão de competência.
Este relatório irá separar os movimentos por origem, onde para cada movimento realizado serão apresentados os valore do realizado do orçamento em relação ao valor nominal da AP apresentado no financeiro, ou seja, esta é uma visão onde não são consideradas movimentações financeiras como juros, multa, descontos e etc.
Nesta tabela são apresentadas as seguintes colunas:
Número Doc.: Será apresentado o númedo do documento.
Cód. Fornecedor: Será apresentado o código do fornecedor vinculado ao documento.
Fornecedor: Será apresentada a descrição do fornecedor vinculado ao documento.
Dt. Entrada: Será apresentada a data de entrada do documento.
Dt. Emissão: Será apresentada a data de emissão do documento.
AP: Será apresentado o númedo da AP vinculada ao documento.
Adm. Obra?: Esta coluna identifica se o documento possui alguma apropriação no orçamento parametrizado.
Financeiro?: Esta coluna identifica se o documento possui AP no financeiro considerando o filtro dos parâmetros.
Valor (Adm. Obra): Esta coluna irá apresentar o valor do documento apropriado no orçamento conforme parametrização.
Valor (Financeiro):Esta coluna irá apresentar o valor nominal gerado no financeiro para o documento no rateio parametrizado.
Diferença: Esta campo irá apresentar a diferença entre o valor no módulo Administração de Obras e o valor do módulo Financeiro.
Doc. Original: Permite a visualização do documento que gerou o realizado. Será possível usar esta opção para algumas origens apenas quando a filial logada for a mesma que o registro foi cadastrado.
Atualizar: Sempre que houver uma mudança de parâmetros, alteração no sistema que devem ser consideradas ou mudanças na tela de conferências, utilize esta opção para que o sistema carregue os dados atualizados.
Para o caso específico do movimento inicial, o filtro para visualização do documento original será realizado apenas por número de documento podendo apresentar também outros registros com mesmo código de documento na tela.
As diferenças sempre deverão estar zeradas. Caso diferenças sejam apresentadas será necessário que o processo de conferências e as movimentações sejam revisadas.
Existem alguns tipos de movimentos que sempre irão apresentar diferenças, e estas não poderão ser regularizadas, são elas:
- Movimentos iniciais: Os movimentos iniciais são registros gerados diretamente no orçamento que não possuem integração com o financeiro.
- Movimentos de Estoque: Os movimentos de estoque possuem apropriação no orçamento na baixa de estoque e não possuem integração com o financeiro.
- APs canceladas: Quando uma AP for cancelada o valor financeiro será apresentado zerado. Considerando que para o orçamento o que vale é a apropriação, este registro irá gerar diferenças. Uma AP nunca deve ser cancelada, mas sim excluída do sistema, evitando estas diferenças.
Quando o controle de estoque é utilizado, todos os itens de um documento devem receber a apropriação ou na entrada de documentos ou no movimento de estoque, sendo que quando o movimento for utilizado, não será possível ter uma visão de caixa da movimentação. É importante considerar que caso um documento do Materiais seja integrado com itens que controlem estoque no movimento e no recebimento (no mesmo documento) o valor da AP não será apresentada no fechamento, visto que quando ao menos um item controlar estoque no movimento, o valor financeiro da mesma será desconsiderada, gerando diferenças.
Para validação de valores do módulo de Adm. Obras utilize a tela de realizadocom os mesmos filtros configurados para a emissão do fechamento de custo.
Quando uma única AP possuir mais de um documento ou parcela, nesta tela o registro será apresentado em uma única linha.
No processo de “Auditoria para Fechamento de Custos” os valores das apropriações de valores originários do Frotas são apresentados na aba de “Fechamento Competência”, os campos são apresentados “Cód. Fornecedor” e “Fornecedor”. O campo de “Número Doc.” é o “Código do Equipamento”, portanto é possível que mais de um número de documento seja apresentado. Os campos de “Dt. Entrada”, “Dt. Emissão”, “Dt. Doc.” são a mesma data de “Fim” do período de enceramento do Frotas.
Movimentos Financeiros (sem AP)
Nesta tela serão listados todos os movimentos financeiros a vista, com natureza de débito (documento e classe) cadastrados para o projeto, centro de custo, data e filial parametrizada.
É muito importante considerar que esta tela é apenas informativa, visto que os registros lançados diretamente no Movimento Financeiro não integram com o módulo de Administração de Obras, uma vez que não possui vinculo com AP e não pode ser regularizado ou apropriado no orçamento. O objetivo desta visão é permitir que seja realizada uma conferência dos movimentos lançados via movimento financeiro para observar se não existem lançamentos indevidos para o rateio da obra.
Caso seja identificado algum movimento financeiro indevido, este deverá ser excluído e relançado em uma origem que permite apropriação, por exemplo, lançar via AP do financeiro e realizar a regularização do documento.
Os seguintes campos serão apresentados na tela:
Código: Será apresentada o código do agente.
Agente (Fantasia): Será apresentada nome fantasia do agente.
Tipo Documento: Será apresentado o tipo de documento usado no lançamento.
Documento: Será apresentado o número do documento no movimento financeiro.
Dt. Doc: Será apresentada a data do movimento financeiro.
Dt. Venc: Será apresentada a data de vencimento do movimento financeiro.
Valor: Será apresentado o valor do movimento financeiro.
Cód. Proj.: Será apresentado o código do projeto vinculado ao movimento financeiro.
Descrição Projeto: Será apresentada a descrição do projeto vinculado ao movimento financeiro.
Cód. C. Custo: Será apresentado o código do centro de custo vinculado ao movimento financeiro.
Descrição C. Custo: Será apresentada a descrição do centro de custo vinculado ao movimento financeiro.
Cód. Classe: Será apresentado o código da classe vinculada ao movimento financeiro.
Descrição Classe: Será apresentada a descrição da classe vinculada ao movimento financeiro.
Doc. Original: Permite a visualização do documento que gerou o movimento financeiro. Será possível usar esta opção para algumas origens apenas quando a filial logada for a mesma que o registro foi cadastrado.
Atualizar: Sempre que houver uma mudança de parâmetros ou alteração no sistema que devem ser consideradas, utilize esta opção para que o sistema carregue os dados atualizados.
Ao selecionar a tabela com o botão direito será possível exportar a tabela para as origens HTML, Texto, XLS e XML.
