Processo de compra utilizando Contratos
Contratos do Módulo
Em Opções > Módulo Contratos > Contratos cadastre um novo Contrato para que seus itens possam estar disponíveis para vínculo com um item de uma Solicitação de Materiais. Esta tela é uma tela resumida baseada na tela de Cadastro de Contratos do Módulo de Contratos, nela estão contidas todas as informações básicas para a geração de um novo Contrato. Por isso, algumas informações são configuradas internamente, tais como a Integração com o Módulo Administração de Materiais, Escopo Fechado, Busca de Itens do Módulo de Materiais. Este método é uma alternativa ao processo de elaboração de Contrato do Módulo de Contratos.
Solicitação de Materiais
- Manual – Consumo e Estoque – Reposição
Caso desejado, informar um item de Contrato em um primeiro momento, ao editar ou criar uma nova Solicitação Manual-Consumo ou Estoque - Reposição. Serão exibidos itens de Contratos que correspondam ao item solicitado, que o Contrato esteja ativo e integre com o módulo Administração de Materiais, criados a partir do próprio módulo Administração de Materiais ou através do módulo de Contratos.
Este vínculo também pode ser realizado em um segundo momento através da tela de Vínculo de Contratos em Massa.
Quando gerada solicitação de um item que possua vínculo com item de contrato, mesmo que esse item possua saldo em estoque, não será gerada reserva do estoque, e sim necessidade.
Aprovação Técnica
O usuário deverá executar a aprovação Técnica caso esteja configurado e será possível visualizar em qual Contrato uma Solicitação foi vinculada através da Aprovação Técnica, o código do Contrato e uma breve descrição. Caso não exista Contrato vinculado à Solicitação, nenhuma informação será exibida.
Caso o item da solicitação possua um contrato em potencial, isto é, um contrato que possua o item da solicitação, mas que ainda não esteja vinculado, este será exibido em outra cor. Também, a aba Contratos Potenciais será exibida contendo todos os contratos com possibilidade de vínculo com o item da solicitação atualmente selecionado.
Sempre que um item que tenha contratos em potencial for aprovado, a ocorrência _Aprovação Técnica com possibilidade de vínculo com Contratos será gerada.
As informações sobre vínculo com Contratos e Contratos Potenciais serão exibidas apenas se o parâmetro Vincular com Contratos dos parâmetros do módulo Administração de Materiais estiver marcado.
Vínculo de Contratos em Massa
Caso ainda não tenha vinculado os itens de Contrato aos Itens Solicitados ou caso seja viável vincular diversos itens ao mesmo tempo, acessar a tela de Vínculo de Contratos em Massa, através do botão Opções/Módulo de Contratos/Vínculo de Contratos em Massa e selecionar na parte superior da tela, quais itens de Contrato serão vinculados a itens solicitados na parte inferior da tela. Na parte superior da tela estão presentes todos os Contratos com possibilidade de vínculo com itens de Solicitação, isto é, são Contratos ativos, com relacionamento com o módulo Administração de Materiais e possuem algum item que esteja sendo solicitado.
Na parte inferior da tela estão todos os itens de Solicitação que podem ser vinculados ao item de Contrato atualmente selecionado na parte superior.
Vale ressaltar que o parâmetro de busca de contratos potenciais interfere diretamente nas buscas realizadas nesta tela, por este motivo, é recomendável que se verifique qual é o modo de busca definido no módulo de Contratos: Item ou Item, Centro de Custo e Projeto e também, o parâmetro “Separar Pedido Por” dos parâmetros do Pedido de Compra.
Pedidos de Compra – Módulo Contratos
Em Opções/Módulo Contratos/Pedidos de Compra, o usuário deverá gerar pedidos de compra a partir de itens solicitados vinculados a itens de contratos. Para isso, é necessário que exista ao menos um item solicitado vinculado a um item de contrato. Os pedidos de compra serão gerados separados pelos seguintes critérios:
- Filial do Item Solicitado/Item de Contrato
- Contrato vinculado ao item solicitado
- Definido pelo parâmetro “Separa Pedido por” dos parâmetros do Pedido de Compra:
- Nenhum
- Por Centro de Custos
- Por Projetos
Além disso, existe um filtro inicial permitindo realizar diversas buscas através de informações tais como: Código da Solicitação, Código do Contrato, Filiais, Código do Item Solicitado etc.
É recomendável que o parâmetro Gera Numeração Automática dos parâmetros do Pedido de Compra esteja marcado, caso contrário, será necessário definir o Número de Processo na Solicitação e dependendo do modo de separação escolhido, poderão ocorrer casos em que os Pedidos de Compra gerados tenham o mesmo número de processo o que impedirá a geração dos mesmos.
Caso o saldo do item de Contrato seja insuficiente, será exibida uma mensagem informando qual item precisa ter sua quantidade alterada para ser possível gerar o Pedido de Compra.
Após a finalização do processo, são exibidas informações sobre os Pedidos de Compra gerados, seus itens, rateio e programação de entrega. Além disso, é possível alterar algumas informações, tais como:
- Série do Pedido de Compra;
- Número de Processo;
- Endereço de Entrega;
- Endereço de Cobrança;
- Endereço de Faturamento.
Após os Pedidos de Compra já estarem gerados e gravados, não é possível excluí-los. Para excluir um Pedido de Compra é necessário acessar a tela de Pedidos de Compra e excluí-los através do botão Exclui Doc.
Ao clicar no botão Ok, as alterações do contrato serão salvas. Caso o botão Fechar seja pressionado, será exibido uma mensagem de confirmação se as alterações devem ser salvas, em caso positivo, todas as alterações serão salvas, se o usuário não confirmar, as alterações serão descartadas mas os Pedidos de Compra gerados serão mantidos.
Cotações de Preços
- Itens Solicitados a Cotar
Opcionalmente, ao acessar o botão Cotações de Preços/Cotações de Preços, aba Geral, botão Itens/Inserir Itens Solicitados, os itens que possuírem contratos em potencial estarão na cor amarela e poderão ser selecionados para cotação, itens que possuírem contratos vinculados estarão em vermelho e não poderão ser selecionados. Para ser possível selecioná-los, o usuário deverá liberar o item para cotação através do botão “Liberar para Cotação”. Isto fará com que o vínculo com o Contrato seja removido.
Para itens com contrato em potencial, a sub-aba Contratos Potenciais estará disponível, onde é possível visualizar detalhes de todos os Contratos com possibilidade de vínculo com o item da solicitação e também realizar o vínculo.
Vale ressaltar que todas as informações referentes a Contratos só estarão disponíveis caso o parâmetro Vincular com Contratos do módulo Administração de Materiais estiver selecionado.
O processo reverso também é possível, para um item solicitado que possua ao menos um item de Contrato Potencial, é possível realizar o vínculo através do botão “Vincular com Contrato”, isto fará com que o item não possa ser selecionado para a Cotação.
Recebimento de Materiais
Na tela de Recebimento de Materiais, botão Entradas/Documento, é possível efetuar o recebimento diretamente através do Pedido de Compra. O item de Pedido de Compra ao qual o item de Contrato está vinculado pode ser visto através do Follow-Up de Pedido de Compra.
Ao realizar o recebimento de um Pedido de Compra que possua um de seus itens vinculados a itens de Contrato, a Medição do Contrato será realizada automaticamente não necessitando qualquer processo manual. O mesmo acontece para alteração e exclusão do Recebimento.
