Para realizar um distrato, basta selecionar um contrato na grid (janela) e clicar no botão Distrato, arrastando a linha azul. A tela de distrato possui os seguintes campos distribuídos em três abas distintas: Geral, Síntese do Contrato, Distrato e Observações/Financeiro.

Clicando neste botão, o sistema também poderá solicitar ao usuário as seguintes confirmações:

1. Contrato com parcelas vinculadas a contratos de cobrança: Caso o contrato selecionado possua ao menos uma parcela vinculada a algum contrato bancário, o sistema apresentará a mensagem a seguir, advertindo o usuário que no caso de aprovação do distrato desvinculará estas parcelas. Assim, se o distrato for cancelado, as parcelas deverão ser vinculadas novamente.

2. Contrato com cheques a compensar: Caso para contrato selecionado haja alguma parcela paga com cheque que não foi compensado no Controle de Cheques, o sistema emitirá a mensagem abaixo, advertindo o usuário que nos casos de aprovação do distrato, o sistema não permitirá nenhuma alteração nestes cheques, assim os cheques não poderão ser devolvidos, depositados, compensados e prorrogados.

Caso o processo esteja bloqueado ou com erro de data, deve-se verificar a data de fechamento da "Movimentação" da Carteira de Recebíveis (Módulo Carteira de Recebíveis / Cadastros / Parâmetros / Geral / Parâmetros 1).

No momento da realização do distrato, podemos optar por não disponibilizar a unidade imediatamente. Para que isso seja possível, devemos marcar o parâmetro "Indisponibilizar a unidade na aprovação do distrato?" encontrado no caminho: Carteira de Recebíveis / Parâmetros / Geral / Parâmetros 2.

Com este parâmetro marcado, na aprovação do distrato, o sistema lança uma ocorrência de indisponibilização na unidade, assim, mesmo distratada, ela estará indisponível. Quando o responsável quiser disponibilizá-la, ele deverá lançar uma ocorrência de Disponibilização da unidade para que a mesma possa vendida novamente.

Síntese do Contrato

Nesta tela é informado um resumo dos valores efetivamente pagos e devidos na data atual bem como outras informações referentes ao contrato. O cálculo para atualização é baseado na data de geração do distrato definido na guia Distrato. Caso queira visualizar os cálculos com base em outra data, basta acessar a aba Distrato, alterar a data no campo “Data geração” e efetuar a atualização clicando no botão “Atualizar” localizado ao lado deste campo. Para visualizar os valores atualizados clique novamente na aba Geral. O sistema não permite que se informe uma data menor do que a data da última baixa de parcela.

Estas informações são as mesmas exibidas nas telas de síntese do contrato e no resumo da inserção de termos.

Considerar Encargos no valor pago?: Check-box que dá ao usuário a opção de considerar ou não os encargos por atraso no total do valor a devolver ao cliente.

Considerar Cheque Pré?: Check-box que dá ao usuário a opção de considerar ou não as parcelas baixadas com cheques pré-datados no cálculo do valor pago e valor a devolver.

Considerar Parcelas de Taxas?: Check-box que dá ao usuário a opção de o usuário considerar ou não as parcelas geradas a partir do processo Aplicação de Taxas Adicionais.

Considerar Valor Atualizado Com Juros?: Check-box que dá ao usuário a opção de considerar ou não considerar os juros por atraso no valor pago.

IPTU

Nesta tela são informadas todas as parcelas criadas pelo processo de Controle de IPTU deste contrato.

Mais detalhes no item Processos / Controle de IPTU.

Distrato

Nesta tela são informadas as condições do distrato bem como as atualizações dos valores. É de extrema importância checar a data de geração do distrato, pois ele interferirá nos cálculos do distrato.

Também é nesta tela onde é realizada a Aprovação e Reprovação do distrato.

Abaixo consta a especificação de cada campo:


Dados do Distrato

Motivo: define qual o tipo distrato a ser efetuado, podendo ser: Cessão de Direitos, Transferência ou Devolução. Existem procedimentos a serem adotados para cada tipo, porém os cálculos dos valores não são diferenciados. Os procedimentos são os seguintes:

Cessão de Direitos: utilizando quando há transferência entre proprietários. Nestes casos, após a efetivação do distrato, é necessário associar o contrato distratado ao novo contrato, através do campo “Cto.Origem”, no cadastro do contrato. Assim é possível obter o histórico dos acontecimentos, podendo a qualquer momento consultar o contrato original. Observe que no momento da escolha do contrato, o sistema somente permitirá contratos distratados com motivos do tipo Cessão de direitos e Transferência. É importante ressaltar que a devolução dos valores para este tipo de operação se dará através de carta de crédito, para isso é necessário cadastrar as condições de pagamento com o tipo de receita como “Carta de Crédito”. Após a aprovação do distrato, será criada uma carta de crédito no valor total da devolução. Lembre-se que a carta de crédito deve estar no nome do novo proprietário e assim estar disponível para utilização no novo contrato.

Transferência: utilizando quando há transferência entre as unidades dos empreendimentos e/ou blocos existentes. Nestes casos, após a efetivação do distrato, é necessário associar o contrato distratado ao novo contrato, através do campo “Cto.Origem”, no cadastro do contrato. Assim é possível obter o histórico dos acontecimentos, podendo a qualquer momento consultar o contrato original. Observe que no momento da escolha do contrato, o sistema somente permitirá contratos distratados com motivos do tipo Cessão de direitos e Transferência. É importante lembrar que os valores já pagos devem ser transferidos para o novo contrato através de carta de crédito. Para isso é necessário criar uma condição de pagamento com o valor total de devolução com o tipo de receita como “Carta de Crédito”. Após a aprovação do distrato, será criada uma carta de crédito no valor total da devolução.

Devolução: utilizado quando há o desligamento do cliente, ou seja, o cliente devolve a unidade à empresa. Nestes casos, o procedimento é somente efetivar o distrato.
Status: Indica o status atual do distrato. Está definido como padrão o status de “Em estudo”. Para mudar o status, basta clicar em um dos botões correspondentes na parte inferior da tela. Para efetuar alterações é necessário que o distrato esteja com status “Em Estudo” ou “Reprovada”. Para efetivar o distrato basta Aprová-lo. A partir deste momento, o contrato passa a ter o status de “Inativo”. Para consultá-lo é preciso inicialmente filtrar o tipo de contrato como “inativos”, através de uma opção de filtro existente na grid de contratos (parte superior). Para excluir um distrato, basta mudar o status do contrato para “Em Estudo”, desde que a unidade esteja disponível, ou seja, não tenha sido gerado nenhum contrato para esta unidade.

Dt. Status: Indica a data em que o contrato obteve o status atual.

Dt. Geração: Indica a data de inclusão. Muito importante para a atualização monetária dos valores pagos e demais informações apresentadas na aba Geral. Permite alteração pelo usuário.

Botão Atualizar: Utilizado para recalcular os valores, caso a data de geração seja alterada. Este botão altera sua tonalidade para vermelho quando há necessidade de recálculo. A tonalidade verde indica que os valores já foram calculados/atualizados.


Dados da Devolução

Tipo Multa: Determina o tipo de multa para cálculo a ser aplicado sobre o montante pago, podendo ser Percentual ou Valor. Este campo está associada ao cadastro de "Multas de Distratos".

Multa Aplicada: Valor a ser descontado conforme o tipo de multa selecionado. Após informar o valor ou o percentual, é necessário efetuar o recálculo, clicando no botão "Calcular". Se a tonalidade deste botão estiver vermelha, é necessário efetuar o recálculo, caso esteja verde o cálculo já foi efetuado. Observe que após o cálculo, o valor do campo “Vlr.Devolução” é atualizado.

Multa Sugerida: Apresenta o valor de multa conforme faixas de valores previamente cadastrados em Multas de Distrato.

Valor Pago: valor pago corrigido calculado pelo sistema, com base na(s) correção(ões) das parcelas pagas. Considerações para o cálculo:

• A correção é realizada a partir da data de baixa da parcela e com o índice desta data.
• O valor pago utilizado para correção, considera-se ((multa+juros)-desconto)+resíduo de cobrança.
• A correção realizada considera os parâmetros de pró-rata checados no cadastro do contrato.
• Caso o tipo de reajuste na correção da parcela seja do tipo “Não reajusta”, esta parcela não sofrerá correção, mesmo que o índice de distrato seja definido no cadastro do contrato. Se o tipo de reajuste for “Mensal” ou “Anual”, a parcela sofrerá correção de acordo com o índice definido na correção desta parcela.
• Se a parcela não possuir índice o valor é corrigido pelo índice de distrato cadastrado no contrato.

Fruição: Fruição é um desconto no valor a devolver para clientes utilizado no processo de Distrato, calculado com base em um percentual mensal pelo período que o cliente esteve com o imóvel sobre o valor total do contrato corrigido. Esta taxa mensal é informada no cadastro do empreendimento, na aba Dados Complementares. Portanto, esta taxa será assumida para todas as unidades pertencentes a este empreendimento, independentemente do(s) bloco(s) que façam parte. O sistema calcula o período que o cliente permaneceu no imóvel da seguinte maneira: a diferença entre a data do contrato ou a data de entrega (a que for maior) que consta na tela de edição do contrato (aba Geral), e a data de geração que consta na tela de distrato.

Segue abaixo um exemplo de cálculo de fruição, usando a calculadora financeira HP:

Exemplo de Cálculo:

Dados:
Data do Contrato                            01/05/1994
Data da Entrega                              02/06/1994
Data do Distrato                             06/11/2003
Taxa de Fruição                             3%
Valor do Contrato Corrigido R$     65.532,79

Cálculo na HP:
02.061994
Enter
06.112003
g D DYS
360
/
12
X
0,03
X
65532,79
X


Vlr. Devolução: Valor a ser devolvido, sendo o valor pago corrigido menos os descontos (multa+fruição). É possível informar um valor fixo e obter o valor da multa correspondente, bastando apenas clicar no botão calcular. O sistema irá fazer o cálculo inverso, obtendo o percentual ou valor da multa. Não é possível alterar o valor da fruição, a menos que a taxa mensal seja alterada.

Fruição: Valor descontado pelo sistema do valor pago pelo cliente baseado na taxa de fruição definido no Empreendimento.

Vlr. Devolução: Valor total para devolução ao cliente. Neste campo já está sendo considerada as multas aplicadas e taxa de fruição. O valor total das séries de devolução não pode ser diferente do valor informado neste campo.


Condições para devolução

Séries da Tabela: Os campos deste quadro permitem que sejam cadastradas as formas de pagamento do valor total de devolução.

A forma de inserção das séries será idêntico ao cadastro de séries da Proposta sem Análise.

Caso o valor da devolução do distrato seja maior que o valor recebido:

Visualizado através do módulo Carteira de Recebíveis, Menu de Cadastros > Parâmetros > Geral > Parâmetros 2, temos o parâmetro "Permite efetuar Distrato com valor superior ao valor recebido?”. Com esse, será possível distratar um contrato com o valor da soma da(s) condição(ões) maior que o valor a devolver. Lembrando que essa diferença paga será contabilizada separadamente.

Quando for necessário inserir um valor de devolução maior que o valor pago, esse valor deverá ser inserido no campo "Valor Proposto" e não mais no campo "Vlr.Devolução:".

Quando o valor de devolução (valor inserido no campo Valor Proposto) for maior que o sugerido pelo sistema (valor inserido automaticamente no campo Vlr.Devolução), será apresentada uma mensagem informando sobre o valor pago (pago pelo cliente), valor de devolução a maior (Valor Proposto - Valor Pago) e valor total das condições (Valor Proposto) e solicitando confirmação desses dados. Conforme imagem abaixo:

Exemplo:

Um contrato tem valor pago de R$ 100.000,00. Nesse valor foi aplicado multa de 25% pelo distrato, logo o valor a ser devolvido é R$ 75.000,00. Nas condições da série do distrato é determinado 8 parcelas de 10.000,00 totalizando 80.000,00, então 5.000,00 será considerado como valor devolvido a maior.

Lembrando que o novo parâmetro atribuído aos parâmetros do Carteira, serve para que o usuário possa ou não inserir um valor maior no campo "Valor Proposto". Se esse parâmetro estiver desmarcado e o usuário tentar inserir um valor maior que o recebido, será apresentada uma mensagem impedindo a devolução de valor maior que o recebido.

Contabilização de valores, caso o valor à ser devolvido seja maior que o valor recebido:

Na contabilização foram criadas duas variáveis referente ao valor devolvido a maior, uma para a contabilização da carteira e outra a contabilização da apuração societária, ambas serão identificadas como 'Valor Devolvido a Maior (Distrato)'.

Fatores de Correção: Os campos deste quadro permitem que sejam cadastradas as correções monetárias de cada série.

Caso o parâmetro "Corrige Valor Pago" que encontra-se na tela de parâmetros do Carteira, guia Parâmetros 2, estiver marcado, o valor de devolução será corrigido no momento do distrato. Esta opção virá sempre marcada como padrão, podendo ser alterada.

Para mais detalhes sobre o cadastro de condições, consultar no Help do Carteira de Recebíveis, o tópico Proposta Sem Análise.

 Observações/Financeiro

Nesta tela são informadas as observações gerais como também as parametrizações para a integração com o módulo financeiro. Os dados para a integração podem ser preenchidos posteriormente, no momento da exportação, porém aconselhamos que sejam preenchidos neste momento, já que o sistema sugere algumas informações conforme o cadastro da estrutura (Centro de Custo e Projeto).

Minuta

No processo de distrato é possível inserir minutas, para habilitar os botões o distrato deve estar aprovado.

Toda minuta será composta de um documento de mesclagem e um documento final. Entende-se por documento de mesclagem o texto contendo as referências a campos padrão e ou campos de pesquisa, que serão substituídos por informações provenientes da base de dados do Mega Construção durante o processamento do Assistente de Criação e Geração de Contratos, dando origem assim a um documento final.

Acessando a guia Minutas, visualizaremos as minutas já associadas ao contrato, caso existam conforme demonstrado na figura acima.

Através dos botões “Inserir” e “Alterar” da tela de visualização de minutas poderemos acessar a tela de edição de minutas. Esta tela foi concebida na forma de um assistente para tornar a operação do processo mais simples e segura.

No cadastro de minutas deve-se informar obrigatoriamente uma descrição para cada uma das minutas inseridas. Podendo também caso desejar, inserir uma observação para a minuta, o código das minutas será gerado automaticamente pelo sistema quando um novo registro for inserido, não necessitando de intervenção. Conforme imagem a seguir:

Após informar os dados da minuta, poderá avançar para a próxima etapa onde será inserido o texto da minuta. 

A tela de edição de texto da minuta é similar às telas de edição de texto do cadastro de cláusulas contratuais e de modelos de documento. A guia de Modelos contêm as informações dos modelos de documento existentes no sistema, assim é possível fazer o uso destes modelos na confecção das minutas de contrato.

Uma vez criado o texto de mesclagem da minuta, será possível processar o texto a fim de que as referências aos campos padrão e de pesquisa sejam substituídos por informações provenientes da base de dados do Mega Construção, dando origem ao texto final.

O texto de mesclagem será processado ao “Avançar” no assistente, neste ponto o sistema irá emitir uma mensagem solicitando se deseja processar o texto de mesclagem, substituindo as referências aos campos por informações do banco de dados do Mega Construção, em seguida será possível salvar o arquivo na própria estação de trabalho caso necessário.

Caso durante o processo de mesclagem o sistema não encontre valor para o campo que deveria ser substituído, será mantido o nome do campo.

O processo dispõe do recurso de tabulação, em campos de mesclagem do tipo Campos de Pesquisa, onde o resultado pode ser mais de uma coluna, o sistema irá adicionar um "Tab" entre cada coluna, sendo possível posicionar o cursor sobre o campo de pesquisa, após o processo de mesclagem e marcar na régua superior as tabulações ajustando corretamente as colunas.

Gerado o texto final, é possível manipulá-lo utilizando os recursos do editor de textos do processo, para exportar o conteúdo do editor basta clicar no botão (Salvar), localizado na barra de ferramentas do editor de texto,  então deverá informar o nome do arquivo seguido da extensão.

Uma vez que as minutas ficam armazenadas, é possível a qualquer tempo realizar modificações ou mesmo gerar novas cópias dos documentos de forma rápida e prática.