Para realizar um distrato, basta selecionar um contrato na grid (janela) e clicar no botão Distrato, arrastando a linha azul. A tela de distrato possui os seguintes campos distribuídos em três abas distintas: Geral, Síntese do Contrato, Distrato e Observações/Financeiro.
Clicando neste botão, o sistema também poderá solicitar ao usuário as seguintes confirmações:
1. Contrato com parcelas vinculadas a contratos de cobrança: Caso o contrato selecionado possua ao menos uma parcela vinculada a algum contrato bancário, o sistema apresentará a mensagem a seguir, advertindo o usuário que no caso de aprovação do distrato desvinculará estas parcelas. Assim, se o distrato for cancelado, as parcelas deverão ser vinculadas novamente.
2. Contrato com cheques a compensar: Caso para contrato selecionado haja alguma parcela paga com cheque que não foi compensado no Controle de Cheques, o sistema emitirá a mensagem abaixo, advertindo o usuário que nos casos de aprovação do distrato, o sistema não permitirá nenhuma alteração nestes cheques, assim os cheques não poderão ser devolvidos, depositados, compensados e prorrogados.
Caso o processo esteja bloqueado ou com erro de data, deve-se verificar a data de fechamento da "Movimentação" da Carteira de Recebíveis (Módulo Carteira de Recebíveis / Cadastros / Parâmetros / Geral / Parâmetros 1).
No momento da realização do distrato, podemos optar por não disponibilizar a unidade imediatamente. Para que isso seja possível, devemos marcar o parâmetro "Indisponibilizar a unidade na aprovação do distrato?" encontrado no caminho: Carteira de Recebíveis / Parâmetros / Geral / Parâmetros 2.
Com este parâmetro marcado, na aprovação do distrato, o sistema lança uma ocorrência de indisponibilização na unidade, assim, mesmo distratada, ela estará indisponível. Quando o responsável quiser disponibilizá-la, ele deverá lançar uma ocorrência de Disponibilização da unidade para que a mesma possa vendida novamente.
Observações/Financeiro
Nesta tela são informadas as observações gerais como também as parametrizações para a integração com o módulo financeiro. Os dados para a integração podem ser preenchidos posteriormente, no momento da exportação, porém aconselhamos que sejam preenchidos neste momento, já que o sistema sugere algumas informações conforme o cadastro da estrutura (Centro de Custo e Projeto).
Minuta
No processo de distrato é possível inserir minutas, para habilitar os botões o distrato deve estar aprovado.
Toda minuta será composta de um documento de mesclagem e um documento final. Entende-se por documento de mesclagem o texto contendo as referências a campos padrão e ou campos de pesquisa, que serão substituídos por informações provenientes da base de dados do Mega Construção durante o processamento do Assistente de Criação e Geração de Contratos, dando origem assim a um documento final.
Acessando a guia Minutas, visualizaremos as minutas já associadas ao contrato, caso existam conforme demonstrado na figura acima.
Através dos botões “Inserir” e “Alterar” da tela de visualização de minutas poderemos acessar a tela de edição de minutas. Esta tela foi concebida na forma de um assistente para tornar a operação do processo mais simples e segura.
No cadastro de minutas deve-se informar obrigatoriamente uma descrição para cada uma das minutas inseridas. Podendo também caso desejar, inserir uma observação para a minuta, o código das minutas será gerado automaticamente pelo sistema quando um novo registro for inserido, não necessitando de intervenção. Conforme imagem a seguir:
Após informar os dados da minuta, poderá avançar para a próxima etapa onde será inserido o texto da minuta.
A tela de edição de texto da minuta é similar às telas de edição de texto do cadastro de cláusulas contratuais e de modelos de documento. A guia de Modelos contêm as informações dos modelos de documento existentes no sistema, assim é possível fazer o uso destes modelos na confecção das minutas de contrato.
Uma vez criado o texto de mesclagem da minuta, será possível processar o texto a fim de que as referências aos campos padrão e de pesquisa sejam substituídos por informações provenientes da base de dados do Mega Construção, dando origem ao texto final.
O texto de mesclagem será processado ao “Avançar” no assistente, neste ponto o sistema irá emitir uma mensagem solicitando se deseja processar o texto de mesclagem, substituindo as referências aos campos por informações do banco de dados do Mega Construção, em seguida será possível salvar o arquivo na própria estação de trabalho caso necessário.
Caso durante o processo de mesclagem o sistema não encontre valor para o campo que deveria ser substituído, será mantido o nome do campo.
O processo dispõe do recurso de tabulação, em campos de mesclagem do tipo Campos de Pesquisa, onde o resultado pode ser mais de uma coluna, o sistema irá adicionar um "Tab" entre cada coluna, sendo possível posicionar o cursor sobre o campo de pesquisa, após o processo de mesclagem e marcar na régua superior as tabulações ajustando corretamente as colunas.
Gerado o texto final, é possível manipulá-lo utilizando os recursos do editor de textos do processo, para exportar o conteúdo do editor basta clicar no botão (Salvar), localizado na barra de ferramentas do editor de texto, então deverá informar o nome do arquivo seguido da extensão.
Uma vez que as minutas ficam armazenadas, é possível a qualquer tempo realizar modificações ou mesmo gerar novas cópias dos documentos de forma rápida e prática.
