Processos

O Mega serviços disponibiliza dois métodos de planejamento de serviços. O planejamento de Tarefas, que é destinado a programação de OS´s contendo serviços avulsos ou com baixo nível de dependência entre as tarefas e cujo planejamento é priorizado a partir da urgência da solicitação, e o Planejamento de OS/Projetos destinado a programação de serviços que tem um nível mais elevado de dependência entre os serviços.
Nessa cartilha abordaremos o planejamento de tarefas com interdependência, característica de projetos.

Planejamento de OS/Projeto

O processo de planejamento consiste em definir as datas de execução das tarefas e os recursos humanos e materiais necessários a realização dos serviços e a interdependência entre as tarefas da OS.
Para realizar o planejamento o usuário deve informar o número de OS e pressionar o botão pesquisar.

Filtros:

A tela de Planejamento é composta de áreas que possuem funções distintas.

• Um grid superior contendo a Ordens de serviço a planejar e suas tarefas.
• Um painel intermediário contendo os filtros, que pode ser exibido ou inibido através do botão "Filtros" da barra de funções inferior.
• Um calendário na área inferior que exibe graficamente as OS´s planejadas nas suas respectivas datas planejadas.
• Calendários de navegação a direita do painel inferior através do qual se navega no gráficos.

Para realizar o planejamento do cronograma de execução o usuário deve seguir o roteiro abaixo:

1. Informar as dependências das tarefas na edição de cada item na pasta de predecessoras;
2. Informar as datas de início previsto das tarefas que não possuem dependência (o sistema não permite alterar datas de tarefas que tem predecessoras);
3. Informar a estimativa do tempo para a execução da tarefa (em horas).

Caso não seja informado o sistema irá calcular o tempo estimado em função dos parâmetros informados no cadastro da tarefa.
No cadastro da tarefa o usuário poderá definir os tempos padrões de execução de duas formas :

1. Tempo fixo por unidade de execução. Nesse caso o sistema irá multiplicar a quantidade da tarefa pela quantidade de horas informada no campo duração da tarefa;
2. Produtividade (quantidade de unidades de execução por unidade de tempo (default dias). Nesse caso o sistema irá calcular a quantidade de dias necessário para executar a tarefa dividindo a quantidade da mesma pela produtividade informada.

1. Aplicar as alterações (botão gravar no painel à direita do grid ). Nesse momento o sistema irá recalcular as datas do cronograma da OS.

Observação : Para calcular a data final estimada o sistema considera uma jornada padrão de oito horas dia, a semana padrão de trabalho (segunda a sexta) e também o calendário de feriados informado no módulo global do sistema.
O sistema permite também informar o percentual de concluído de cada tarefa no grid ou na tela de edição para possibilitar o melhor acompanhamento dos serviços.

Editar

Através do botão editar se tem acesso às informações detalhadas da tarefa e informações dos recursos da composição. Nessa tela é realizada a inclusão de recursos, retificação ou ratificação de recursos que foram planejados a partir do orçamento ou da inclusão da OS.
Algumas pastas podem ser desabilitadas através de um parâmetro (4, ALT_PLAN_ORC) que permite configurar se a alteração de dados orçados é permitida no planejamento.

Geral:

Pasta contendo as informações gerais da tarefa na qual é permitido editar as datas planejadas, registrar impedimento, vincular centros de trabalho executante, redefinir duração e evolução do serviço.
OS – Número da OS
Tarefa – Código da tarefa a executar.
Descrição – Descrição do serviço a executar.
Início do Planejamento – Data de início planejado do serviço.
Final do Planejamento – Data de finalização planejada do serviço.
Impedimento – Tipo do impedimento de execução se for o caso.
Ações – Descrição detalhada do serviço.

Perfis:

Contém os perfis profissionais necessários a execução do serviço.
Perfil – Código do Perfil, função ou especialidade de RH necessária a execução do serviço.
Descrição – Descrição do Perfil.
Horas – Quantidade de horas necessárias do perfil para a execução da tarefa.
Custo – Custo total do tipo de perfil de RH que pode ser originado da tabela de custo/hora atrelada ao perfil ou informada manualmente.

Recursos Humanos:

Nessa pasta é possível definir os colaboradores destinados a execução do serviço com as respectivas datas e carga horária programada.
Colaborador – Código do colaborador.
Descrição – Nome do colaborador.
Data – Data de alocação.
Horas – Carga horária alocada.
Custo – Custo estimado.

Ferramentas:

Nessa pasta são definidos as ferramentas e equipamentos necessários a execução do serviço.
Ferramenta – Código do tipo de equipamento ou ferramenta necessária a execução do serviço.
Descrição – Descrição do tipo de ferramenta.
Quantidade – Quantidade de horas ou unidade de trabalho do tipo de ferramenta necessárias à execução do serviço,
Custo – Custo total com o tipo de ferramenta/equipamento.

Materiais:

Nessa pasta são definidos os materiais ou serviços contratados necessários a execução do serviço.
Produto – Código do produto (cadastro de produtos do módulo de materiais) da composição.
Descrição – Descrição do produto.
Insumo – Código do insumo (cadastro alternativo de produto interno do módulo de serviços).
Descrição – Descrição do insumo.
Unidade – Unidade do produto ou insumo
Quantidade – Quantidade necessária para a execução.
Custo – Custo do produto/insumo.

Despesas:

Nessa pasta são definidas as despesas diversas necessárias à execução do serviço.
Classe – Código da classe financeira da despesa (tabela do módulo financeiro).
Descrição – Descrição da despesa.
Complemento – Complemento da descrição da despesa.
Valor – Valor a ser consumido do tipo de despesa.

Predecessoras:

Nessa pasta são informadas as tarefas das quais a tarefa corrente possui dependência.
A partir dessa lista o sistema irá calcular as datas de início da tarefa selecionada.

Tarefa – Código da tarefa (item da OS) predecessora.
Tipo – Tipo de dependência, ou seja, qual a forma de espera em relação a predecessora que a tarefa selecionada deve cumprir para iniciar. Os tipos de dependência são :
TI (padrão) - indica que a tarefa selecionada deve iniciar após a finalização da predecessora;
II - indica que a tarefa selecionada deve iniciar ao mesmo tempo que a predecessora;
IT - indica que a tarefa selecionada deve finalizar quando a predecessora estiver iniciando (ainda não implementado);
TT - indica que a tarefa selecionada deve finalizar ao mesmo tempo que a predecessora(ainda não implementado);

Funções

- Visualiza impressões dos registros: Função que possibilita a visualização do planejamento de OS/PROJETO para impressão.

 - Visualiza cronograma detalhado: Função que disponibiliza o cronograma detalhado do previsto para cada tarefa da OS/PROJETO.

 - Gerar o Cronograma: Gera o cronograma para a OS/PROJETO de acordo com o tipo selecionado (semanal, quinzenal, mensal, trimestral). O último cronograma gerado ficará ativo e o seu antecessor ficará registrado apenas para comparações em relatórios.

 - Grava as alterações do cronograma.

 - Grava as alterações dos registros;

  Colaborador

Através dessa tela é possível visualizar a alocação de um colaborador específico no período desejado.

Período – Período a ser visualizado.

Colaborador – Código do colaborador que se deseja analisar a alocação.

Centro de Manutenção – Centro de trabalho das OS´s às quais o colaborador foi alocado.

Tipo OS – Tipos de OS aos quais o colaborador foi alocado.

Recursos

Através da tela de recursos o sistema possibilita visualizar todos os recursos alocados em um período. Essa visualização permite visualizar recursos de todo um projeto ou de uma OS específica.

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Nivelamento

Essa funcionalidade possibilita avaliar a capacidade de execução de serviços planejados em relação a disponibilidade de recursos humanos.

O sistema compara o montante de horas alocadas por perfil profissional com a quantidade de horas disponível por centro de trabalho e perfil, sinalizando o que extrapola a capacidade.

Inicial – Data inicial do período a ser avaliado.

Final – Data final do período a ser avaliado.

Centro de Manutenção – Centro de trabalho a ser avaliado.

Sincronização com MS-Project

Essa funcionalidade possibilita a realização de um planejamento de cronograma através da integração com o MS-Project.

Ela consiste em uma exportação das OS´s em formato CSV e posterior importação das informações com as suas respectivas datas de planejamento em um arquivo XML.

Exportar Registros (Sinc. Project)

Nessa pasta é definida a OS ou o projeto a ser exportado para o Project.

Importar Registros (Sinc. Project)

Nessa pasta é definida o arquivo a ser importado do  Project. Ao pressionar o botão importar o sistema irá atualizar as datas de planejamento com as datas definidas no Project.

Caso tenha sido incluída uma nova tarefa no Project o sistema irá solicitar o vinculo dessa tarefa com uma tarefa para inclusão na OS.

Configuração do MS-Project para integração com o Mega Serviços

O processo de integração com o MS-Project consiste em exportar o projeto ou OS para o Project, programar os serviços com suas dependências no MS-Project e importar o projeto novamente no Mega

O processo é executado através dos passos abaixo:

1. Na tela de planejamento pressionar o botão que executa a integração com o Project;
2. Na aba exportar, informar o projeto e opcionalmente a OS;
3. Informar o nome do arquivo .CSV a gerar e pressionar o botão exportar;
4. Abrir o arquivo gerado no MS-Project (nesse momento o Project identifica que o formato do arquivo não é nativo do Project e solicita a criação de um mapa para importar esse tipo de arquivo (Vide instruções abaixo para criação do mapa);
5. Realizar o planejamento das datas do projeto;
6. Salvar o projeto no formato .XML;
7. No sistema importar o arquivo XML na aba importar.

Para integrar os projetos controlados no Mega Serviços, deve ser criado um mapa no MS-Project com a configuração abaixo: