Custo da Frota

O módulo de Frota fornece uma visão gerencial dos custos ou despesas, dependendo da atividade fim da empresa, relativos a manutenção e operação dos equipamentos.
Essa visão é composta de elementos de custo que são agregados diretamente e individualmente a cada equipamento da Frota através das movimentações de abastecimentos e solicitação de itens (materiais ou serviços) vinculados às Ordens de Serviço, ou de elementos que são agregados através de rateios (vide diagrama abaixo).

Tipos de Despesas

São as rubricas contábeis (gerencial) que compõem o custo de manutenção e/ou operação do equipamento. Seus itens estão diretamente relacionados com a visão gerencial com a qual a organização administra os custos da frota. Referem-se ao custo de recursos humanos e materiais utilizados na manutenção/operação dos equipamentos e geralmente seu montante é relacionado à unidade de trabalho dos equipamentos de forma a propiciar um indicador relevante ao negócio da organização, especialmente se a frota estiver atrelada a atividade fim da mesma.
 Quando esses elementos se referem a recursos materiais, eles estão vinculados diretamente aos grupos de materiais associados, ou seja, cada item deve estar relacionado ao (s) grupo (s) de materiais de origem desses recursos. É importante mencionar que cada grupo de material só pode estar relacionado a um único item de despesa. No caso de haver um grupo de material que contenha itens que estão relacionados com mais de um item de despesa, esse grupo deve ser reestruturado (criar novos subgrupos para cada conjunto de itens, cujos tipos de despesa são diferentes).

Diagrama do Processo

Forma de alocação dos custos

Combustíveis e lubrificantes – São alocados diretamente nos equipamentos através dos registros de abastecimento (Vide cartilha especifica) e são valorizados dependendo de sua origem (material de estoque ou abastecido em terceiros).
O sistema identifica se material de estoque através do código do posto de abastecimento, caso o mesmo esteja vinculado a um almoxarifado ou localização. Nesse caso o sistema valoriza o abastecimento pelo tipo de custo parametrizado para os abastecimentos.
Quando se trata de abastecimento realizado em fornecedores, o sistema aloca o custo informado no registro de abastecimento.

Peças / Materiais de consumo e serviços de terceiros – São alocados diretamente nos equipamentos através das solicitações de itens efetuadas para as ordens de serviço. Os custos são apropriados na rotina de fechamento de período pelo tipo de custo parametrizado quando os itens são controlados e pelo custo de aquisição quando se trata de itens de aplicação direta.

Despesas Diretas – São registradas pela tela de Despesas Gerais e alocadas diretamente em cada equipamento pelo valor informado no documento.

Apropriação de Despesas – São registradas a partir da tela de Apropriação de Despesas e originadas através de documentos de entrada (Módulo de Recebimento) que não possuem vínculos com ordens de serviço e consequentemente não possuem vínculo direto com os equipamentos.
Nessa tela o sistema permite vincular um documento de entrada (normalmente uma nota fiscal) com seus respectivos valores a uma ou mais Ordem de Serviço e consequentemente aos equipamentos associados a essas OS.

Depreciação – Opcionalmente o sistema possibilita associar a depreciação controlada pelo módulo de patrimônio aos custos dos equipamentos. Essa opção depende de parametrização específica (solicitar ao suporte informações). Para que essa funcionalidade seja ativada é necessário informar o vínculo do equipamento com o item do patrimônio no cadastro do equipamento.

Rateios – São registrados através da tela de Rateio de Despesas e são alocados em função de critérios pré-definidos pelo sistema.

Abastecimentos

Solicitação de Materiais

Despesas Gerais

Utilizada para registrar gastos diversos com os equipamentos que não são originados nas manutenções.

Fornecedor – Código do Fornecedor.
Ordem de Serviço – Número da ordem de Serviço (Opcional).
Serviço – Código do serviço (Opcional).
Equipamento – Código do Equipamento.
Descrição – Descrição da despesa.
Vencimento – Data de vencimento.
Prorrogação – Data de prorrogação de vencimento da despesa.
Pagamento – Data de pagamento da despesa.
Valor – Valor da despesa.

Edição

Utilizado para detalhar as despesas efetuadas.
Despesa – Código do componente de custo.
Descrição – Descrição complementar.
Quantidade – Quantidade.
Valor – Valor da despesa.

Rateio de Despesas

Utilizada para alocar despesas diversas que não possuem processo ou documento específico para cada equipamento. Normalmente gastos administrativos, tais como salários de oficina, gastos com infraestrutura (energia, instalações, etc.).
Para alocar esses gastos individualmente em cada equipamento, o sistema disponibiliza alguns critérios de rateio pré-programados:

• Divisão Simples (Centro de Custo) – Nesse critério o sistema divide o valor rateado igualmente para todos os equipamentos alocados em um centro de custo escolhido;
• Quilometragem percorrida – Nesse critério o sistema divide o valor a ser rateado proporcionalmente a quilometragem percorrida por cada equipamento no período de referência;
• Consumo de Combustível – Similar ao critério anterior, o sistema divide o valor a ser rateado proporcionalmente ao consumo de combustível de cada equipamento no período de referência;
• Categoria Operacional – Nesse critério o sistema distribui o valor a ser rateado pelo percentual definido para cada categoria operacional e posteriormente o valor atribuído a cada categoria é dividido igualmente para cada equipamento da categoria;
• Categoria Econômica – Nesse critério o sistema distribui o valor a ser rateado pelo percentual definido para cada categoria econômica e posteriormente o valor atribuído a cada categoria é dividido igualmente para cada equipamento da categoria;
• Modelo – Nesse critério o sistema distribui o valor a ser rateado pelo percentual definido para cada Modelo de Equipamento e posteriormente o valor atribuído a cada modelo é dividido igualmente para cada equipamento do modelo;
• Tempo de Oficina – Nesse critério o sistema divide o valor a ser rateado em função do tempo de utilização das oficinas utilizado por cada equipamento. O equipamento que mais utiliza recebe uma parcela maior do valor.

Para uso desse critério, é necessário que esteja sendo utilizado os apontamentos de RH e que os parâmetros referentes a infraestrutura de pessoal estejam informados no cadastro de oficinas. O sistema utiliza como peso para rateio os apontamentos realizados para cada OS/Equipamento (horas produtivas). As parcelas referentes a horas ociosas das equipes de manutenção são divididas igualmente para todos equipamentos da frota.

Código da Programação – Código da programação (documento de rateio).
Lançamento padrão – Código do Template ou modelo de rateio pré-definido.
Critério de Rateio – Critério para rateio do valor da despesa. D (Divisão Simples); O (Tempo de Oficina); K (Quilometragem Percorrida); C (Consumo de Combustível); P (Categoria Operacional); E (Categoria Econômica); M (Modelo).
Tipo de Despesa – Código do componente de custo.
Fornecedor – Código do fornecedor (opcional).
Centro de Custos – Código reduzido do centro de custos.
Descrição – Descrição complementar dos lançamentos de rateio.
Data do Lançamento – Data dos Lançamentos a serem gerados.
Valor – Valor total a ser rateado (distribuído).
Documento Original – Identificador para os lançamentos de despesa a serem gerados pelo rateio.

Apropriação de Despesas

Utilizado para distribuir custos referentes a documentos de entrada (Notas Fiscais) que não são diretamente associados a Ordens de Serviço/Equipamentos.
Nessa tela são listados todos os documentos de entrada (módulo de materiais) cujos códigos de ação coincidem com a lista de códigos parametrizados para apropriação.
A apropriação consiste em selecionar documentos e vincular o seu valor a Ordens de Serviço, no caso de peças, materiais diversos e outras despesas. Ou vincular diretamente a equipamentos, quando se tratar de abastecimentos de combustível.

Filtros

Para acionar a rotina deve ser informado os filtros iniciais de documentos:
Período – Período do documento.
Tipo – Tipo do movimento.
Documento – Número do documento.
Agente – Código do cliente.
Em seguida o sistema disponibiliza os documentos conforme o tipo de produto, quando então o usuário irá efetuar a distribuição dos valores.

Tipos

Tipo Abastecimento

Item – Número do item do documento.
Data – Data do abastecimento.
Hora – Hora do abastecimento.
Equipamento – Código do equipamento.
Hodômetro/Horímetro – Marcação atual do indicador.
Quantidade – Quantidade do abastecimento.
Valor – Valor do abastecimento.
Operador – Código do operador.
Local – Código do local de trabalho.
Operação – Código da operação.

Tipo Apontamento

Ordem de Serviço – Número da ordem de serviço.
Serviço – Código do serviço.
Item Genérico – Descrição complementar do item.
Solicitação – Número de identificação da solicitação.
Data – Data da solicitação.
Hora – Hora da solicitação.
Quantidade – Quantidade solicitada.
Valor – Valor da solicitação.